Автоматизация управления персоналом

Автоматизация управления персоналом — один из главных трендов 2023-2024 годов. Помимо нее бизнес активно делает упор на, собственно, цифровизацию и оптимизацию кадровых процессов. Благодаря внедрению технологий и средств автоматизации бизнес может неплохо экономить на организации документооборота, значительно упростить найм персонала, получать исчерпывающие данные для анализа своей потребности в тех или иных специалистах. 

Автоматизировать процессы управления inhouse и удаленным персоналом можно с помощью различных решений. Также с некоторыми процессами поможет и IP-телефония. Давайте рассмотрим, что подлежит автоматизации и какие средства можно использовать бизнесу при решении этой задачи.

Системы автоматизации управления персоналом и их возможности

Автоматизировать процессы управления персоналом помогает целый пласт специализированных решений. Нужно просто выбрать подходящий вариант среди имеющегося разнообразия и правильно внедрить его у себя. Ниже — обзор нескольких классов систем для решения рассматриваемых задач.

Системы управления кандидатами

Системы управления кандидатами (ATS или Applicant Tracking Systems) помогают в отслеживании кандидатов и автоматизации процессов найма новых сотрудников. Также с их помощью организуется управление вакансиями и кандидатскими данными. Как правило, в таких системах есть и средства для аналитики найма.

Что касается их эффективности, на этот счет есть ряд исследований. В частности, согласно исследованию Bersin by Deloitte, использование ATS помогает добиться увеличения эффективности найма в компании до 40%.

Системы управления информацией о персонале

HRIS (Human Resource Information Systems) используются для организации удобного хранения данных о сотрудниках компании, а также для автоматизации некоторых HR-процессов. Кроме того в них могут быть инструменты для управления рабочим временем персонала и административные функции.

Согласно исследованию PwC, компании, которые внедряют HRIS, могут сократить время на рутинные задачи HR-специалистов примерно на 50%.

Системы электронного обучения

Эффективное обучение сотрудников — важная составляющая управления персоналом. В этих процессах помогают LMS (Learning Management Systems). Они могут играть важную роль в автоматизации управления персоналом. Такие решения помогают в создании и управлении обучающими курсами, они обеспечивают отслеживание прогресса обучения сотрудников, с помощью LMS можно организовать адаптивное и другие формы обучения.

Системы управления бенефитами и компенсациями:

Важная составляющая управления персоналом компании — работа над его мотивацией. В этом помогают системы управления компенсацией и льготами для сотрудников и автоматизация процессов выдачи бенефитов.

Исследования SHRM показывают, что компании с эффективными системами управления бенефитами имеют текучесть кадров на 25% меньше.

Системы управления временем и присутствием

С их помощью организуется отслеживание рабочего времени персонала, осуществляется контроль за отпусками и больничными, автоматизация процесса учета рабочего времени. Согласно исследованию Aberdeen Group, использование систем этого класса может сократить потери рабочего времени на 20%.

Системы управления производительностью

С помощью решений этого класса автоматизируется установление целей и оценка результатов сотрудников. Также они помогают формировать обратную связь для оценки работниками своей результативности. Такие системы помогают в развитии профессиональных навыков персонала.

Согласно исследованию Gallup, бизнесы с эффективной системой управления производительностью сотрудников имеют показатели прибыли на 21% выше.

Кроме того, системы автоматизации управления персоналом можно разделить на несколько групп:

• Расчетные. Их основный функционал — проведение расчетов (например, заработных плат, отпускных и иных выплат). Автоматизация этих процессов — важная часть автоматизации управления сотрудниками в целом.

• Учетные. Автоматизируют различные виды учета (кадровый и т.д.), контролируют активность сотрудников.

• Учетно-расчетные. Объединяют в себе возможности и функции двух предыдущих групп.

• С функциональностью автоматизации HR-процессов (неполной или полной). Они автоматизируют процессы подбора персонала, управления системами мотивации, формирование данных для HR-аналитики.

IP-телефония и автоматизация управления персоналом

Современная IP-телефония — это уже давно не только про звонки. Бизнес, который подключает ее, получает вместе с АТС и целый набор инструментов, которые также могут быть полезны при автоматизации процессов управления персоналом. Набор этих инструментов зависит от провайдера услуг. Ниже — несколько функций и возможностей IP-телефонии (виртуальной АТС), которые помогут автоматизировать некоторые процессы, связанные с управлением сотрудниками в компании.

Мониторинг звонков

С помощью IP-телефонии можно записывать и анализировать звонки сотрудников для обучения и повышения качества обслуживания. Но эти сведения могут использоваться не только в работе над качеством обслуживания. Данные, полученные от систем мониторинга, могут использоваться для анализа загруженности сотрудников, эффективности обработки ими звонков и т.д. А это, в свою очередь — основа для автоматизации управления персоналом. Например, сведения о загруженности могут быть использованы при планировании рабочего времени. А показатели эффективности работников будут полезными при их распределении между направлениями, когда требуется учитывать уровень работника при его закреплении за наиболее сложными направлениями.

Также сведения из таких модулей IP АТС могут использоваться в различных учетных и расчетных системах (например, при расчете заработной платы).

Запись телефонных разговоров

Практически любая IP АТС предоставляет функции для записи телефонных разговоров. Во многих еще реализована и возможность их расшифровки (в том числе и с помощью технологий машинного обучения и искусственного интеллекта). Эти записи и их расшифровки могут быть полезными и при организации автоматизированной системы управления персоналом в компании. Как именно? Многие компании используют записи и расшифровки телефонных разговоров в процессе онбординга новых сотрудников, обучения (повышения уровня) действующих. При автоматизации процессов обучения с использованием этих материалов можно говорить и про автоматизацию отдельных аспектов управления персоналом в компании.

Учет рабочего времени

Часто в виртуальных АТС реализуются модули для учета рабочего времени сотрудников. Эта информация будет полезной для эффективного тайм менеджмента. Соответственно, и об автоматизации процессов управления персоналом здесь также можно говорить, ведь тайм менеджмент — неотъемлемая их часть.

Интеграция с внешними системами

Довольно важная, полезная и необходимая многим компаниям возможность ВАТС — интеграция с внешними системами. В зависимости от провайдера телефонии, может быть целый набор готовых интеграций с популярными сервисами и программами для бизнеса или может предлагаться API, позволяющее самостоятельно настроить взаимодействие. Также довольно часто поставщики услуг IP-телефонии предлагают и возможность доработки своих продуктов (ВАТС) под нужды клиента.

В ходе интеграции настраивается обмен с внешними потребителями данными различного характера, в том числе и информацией, которая нужна системам, использующимся в автоматизации процессов управления персоналом. Это могут быть, например, сведения об отработанном сотрудниками времени (для расчета зарплаты), записи звонков, аналитические данные (о загрузке, выполнении целей и т.д.).

Каким компаниям требуется автоматизация персонала

Автоматизация управления персоналом может потребоваться для компаний любого размера из любой отрасли. Как правило, необходимость в ней возникает, если:

• В компании работает большое количество сотрудников или наблюдается явная тенденция к стремительному увеличению штата в ближайшей перспективе.

• Организация имеет сложную структуру, включающую множество подразделений и филиалов. 

• Если имеют место регулярные изменения в штате, увеличение объема работы. 

• Есть необходимость в строгом соблюдении законодательства в области трудовых отношений. Автоматизация управления персоналом в таком случае помогает привести все в соответствие с требованиями регуляторов и поддерживать процессы на требуемом уровне.

Автоматизация процессов управления персоналом дает компании массу преимуществ. Среди них: сокращение временных затрат, оптимизация разных видов учета (в первую очередь кадрового), организация удобного и эффективного хранения документов и так далее. Есть и недостатки (как же без них?). Для кого-то это может быть дорого и нецелесообразно. Также на внедрение таких решений требуется время, дополнительное обучение сотрудников. Но практика показывает, что эти недостатки полностью нивелируются полезными эффектами, которые получает компания, решившая автоматизировать процессы управления персоналом. Нужно точно понять, что вам это действительно нужно, и правильно внедрить соответствующие решения.