Добавочный номер сотрудника - что это?

Добавочный номер — это сочетание из 1-5 цифр (длина выбирается исходя из размеров компании и численности персонала), которое может закрепляться за каким-то подразделением или за конкретным сотрудником. Важное условие для его присвоения — подключение телефонного аппарата работника к корпоративной АТС (например, к «Телфин.Офис»). Подключить к современной виртуальной автоматизированной телефонной станции можно практически любое устройство:

• IP-телефон.
• «Традиционный» телефонный аппарат
• Мобильный телефон с переадресацией
• Устройство с ОС Windows, MacOS, Android, iOS и другими системами (с установленным на него программным телефоном или со специальным плагином для браузера)

А это означает, что присвоить добавочный номер (далее — ДН) можно любому сотруднику, независимо от того, каким средством корпоративной связи он пользуется. Это легко может быть даже удаленщик с «Софтфоном» на рабочем компьютере или специальным расширением для браузера.

Добавочный номер телефона: какие преимущества дает его использование

Любая компания найдет несколько плюсов от его применения, в зависимости от специфики своей деятельности. Большинство пользователей отмечает следующие преимущества использования добавочных номеров:

• Удобство для сотрудников при ведении внутренних коммуникаций. Запомнить 1-5-значную комбинацию, присвоенную нужному работнику или подразделению, гораздо проще. За счет этого набор номера происходит быстрее. Да, кто-то скажет, что экономия при этом составляет какие-то секунды. Но если оценить экономию в масштабах компании (особенно большой), цифры получатся впечатляющими
• Комфорт для клиентов и партнеров. Звонящему не придется долго «тыкаться» между сотрудниками, чтобы дозвониться к нужному человеку. Он набирает добавочный номер и сразу дозванивается тому, кому требуется
• Бесплатные разговоры внутри компании. ДН назначаются внешним номерам, подключенным к корпоративной АТС. А переговоры внутри сети в таком случае, как правило, бесплатные для компании (по крайней мере такое преимущество доступно для пользователей «Телфин.Офис»)
• Снижение нагрузки на секретарей, операторов Call-центров и других специалистов, отвечающих за распределение вызовов. Использование ДН позволит избавить их от лишней рутины
• Возможность использования единого корпоративного телефонного номера для множества подразделений и сотрудников компании. А это — одна из составляющих экономии на телефонной связи.

Как все это работает и как дозваниваются на добавочные

Для сотрудников компании схема простая и понятная: нужно просто набрать ДН (не используя основной) и произойдет звонок. Но опять же, абоненты с ДН должны быть подключены к одной корпоративной АТС.

Если речь идет о вызовах «извне», может использоваться два варианта соединения. Первый — применение голосового робота, который озвучивает звонящему комбинации, присвоенные разным сотрудникам и подразделениям. Т.е. происходит звонок на основной номер, робот «снимает» трубку и говорит что-то вроде «Для соединения с менеджером Ивановым наберите комбинацию 123». Вариант довольно популярный. Но если «впихнуть» в меню слишком много номеров, звонящему это может не понравиться. Кому нравится подолгу выслушивать варианты комбинаций, на которые можно позвонить? А если еще, потратив время на прослушивание сообщения от робота с перечислением ДН, звонящий не найдет в этом списке подходящего… Ну вы поняли.

Есть и второй вариант. Дозвониться на добавочный номер можно и напрямую. Минуя голосовое меню. Но только сделать это можно не с любого устройства (об этом — ниже).

Набрать сразу добавочный номер на мобильном? Легко

Если вам нужно сразу позвонить на ДН с мобильного телефона и не выслушивать робота, сделать это можно. Схема следующая:

• Набираете основной номер
• Ставите запятую. На мобильном телефоне для ее постановки нажмите и удерживайте некоторое время кнопку *
• Набираете нужный ДН

• Нажимаете кнопку вызова.

Все, происходит дозвон сразу на добавочный номер с мобильного телефона. И ни на какое голосовое меню звонящий на попадает.

Такая же схема применима и для софтфонов (в зависимости от поставщика услуг связи). 

А вот для стационарного телефона такая схема не работает. Здесь в любом случае придется сначала набрать основной номер, а затем, после специального сигнала или сообщения, озвученного роботом, переключиться в тональный режим (при необходимости, в зависимости от типа телефонного аппарата) и набрать ДН. К слову, если звонящий знает добавочный номер, необходимости полностью прослушивать сообщение от робота нет. Можно сразу после соединения с основным номером набирать нужную комбинацию и вызов сразу же будет переадресован на нужного абонента.

Есть ли какие-то ограничения и нюансы при использовании таких номеров?

Нет, каких-то нюансов и ограничений нет. При использовании ДН в компании вы можете пользоваться всеми преимуществами виртуальной телефонии. Среди них:

• Управление вызовами и распределение звонков.
• Запись телефонных переговоров
• Формирование статистики
• Подключение автоответчиков, автоинформаторов
• Использование правил и сценариев обработки звонков в зависимости от разных факторов (день недели, время суток, уровень загруженности менеджеров и т.д.)

• Использование голосовой почты.

И это далеко не все. Пользователям современной виртуальной АТС и абонентам с добавочными номерами, в частности, доступно более 100 разных функций и возможностей (входящих в пакет услуг по умолчанию и подключающихся опционально).

Добавочный номер и дополнительный. Не путайте!

Иногда возникает путаница между ДН и дополнительным. Давайте разберемся, что значит добавочный номер телефона, а что — дополнительный. ДН — это короткая комбинация (как было указано выше из 1-5 цифр), которая добавляется к основному телефонному номеру. Дополнительный же — это полностью самостоятельный телефонный номер, который присваивается абоненту как альтернатива основному. И траты на его обслуживание соответствующие. Однозначно сказать, какой из этих вариантов лучше, сложно. В зависимости от специфики работы любая компания найдет в обоих из них, как положительные моменты, так и минусы для себя.

Что нужно для подключения добавочных для сотрудников

Ничего сверхъестественного для этого не требуется. Если компания использует виртуальную АТС, чтобы завести сотрудникам ДН, нужно выполнить в ней некоторые настройки. Покупать дополнительно какое-то оборудование или специализированное ПО не придется. В общем, все делается довольно просто и быстро.