IP-АТС для офиса — какую выбрать?

АТС даже для малого бизнеса стала необходимостью. С ней процессы оптимизированы, работа идет быстрее, затрачивается меньше ручного труда, а сотрудники становятся на порядок эффективнее. АТС нужна, но как выбрать IP-провайдера из такого многообразия? И в каком направлении искать — аппаратных или виртуальных АТС? В этом материале попробуем описать возможности разных АТС и помочь пользователям с выбором.

Что такое IP-АТС

Аналоговую телефонию заменила мобильная связь, сейчас популярность набирает IP-телефония. Она позволяет звонить дешевле (особенно ощутимо в другие города и страны), а также созваниваться бесплатно внутри одной компании между сотрудниками, поэтому очень популярна у бизнеса. Плюс АТС дают большие возможности по обработке и перераспределению входящих, сбору статистики и работе с этой информацией.

Бизнес быстро оценил преимущества IP-телефонии и АТС — компании, которые обзаводились новыми технологиями, получали больше клиентского внимания, поскольку лучше удовлетворяли потребности клиента и эффективнее коммуницировали. Плюс к этому они существенно экономили — освободившиеся средства можно было перераспределить на развитие. К 2016 году более 60% российских компаний взяли виртуальные номера как основной канал связи.

Посмотрим, как можно организовать IP-телефонию в офисе, и какие АТС существуют.

Аппаратные IP-АТС: телефония в одном «устройстве»

Аппаратная АТС заменила обычную аналоговую и работает примерно по такому же принципу — покупается физический аппарат, устанавливается в офисе и подключается к интернет-сети. Связь поставляет SIP-провайдер, который берет за свои услуги абонентскую плату.

Одна из основных проблем АТС — сложная и дорогая масштабируемость. Чтобы добавить новых пользователей, нужно подключить их в отдельный слот в АТС. Если слоты закончились, нужно покупать дополнительную плату. Если в коробке АТС кончилось место, придется покупать новую АТС. Это же касается масштабируемости с точки зрения функционала — для получения новых возможностей докупается физическое дополнительное оборудование (специализированные присоединяемые модули).

С течением времени аппаратная АТС устаревает морально, и ответственность за ее модернизацию лежит на плечах владельца. Это требует дополнительных денег, временных затрат, а также привлечения специалиста или перераспределения рабочих часов текущего персонала для перенастройки оборудования.

Как правило офисная аналоговая АТС постоянно обслуживается штатным сотрудником (особенно если компания крупная). Сотрудник мониторит текущее состояние системы и устраняет недостатки сразу же, как они возникают. Небольшие компании могут брать специалиста на аутсорсинг, который выезжает на объект при поломках и для текущего обслуживания.

В цифрах это выглядит так: в 15-50 тысяч обойдется АТС (цена зависит от функционала и количества линий подключения), в 6-15 настройка и в 5 абонентское обслуживание.

Плюсы аппаратных станций:

• Проще подключить аналоговые номера и факсы (с другими видами АТС это тоже возможно, но сложнее).

• Можно выбрать любого провайдера и поменять его, когда возникнет необходимость (в том числе зарубежного, и говорить по местным ценам). Если оператор IP-телефонии поднимет тариф, можно быстро его сменить.

• Не нужно каждый месяц платить провайдеру. С другой стороны, придется покупать много оборудования, платить за монтаж, доставку и настройку, и нанимать в штат или на аутсорсинг системного администратора.

• Информация о звонках не уходит на сторонние серверы.

Аппаратные АТС подходят крупным компаниям, у которых есть бюджет на обслуживание станций и нет желания отдавать настройку телефонии и обработку звонков третьим лицам.

Рассмотрим трех популярных производителей аппаратных АТС — LG, Samsung и Panasonic.

LG-Nortel

Компания разрабатывает и поставляет АТС ipLDK-60/100/300/300E. ipLDK одна из лучших систем на рынке, поддерживающих IP-технологии.

Основные преимущества этой АТС:

• Удобство программирования. Система управляется с компьютера, который можно подключать через интерфейс Ethernet (дополнительный модуль не нужен). Все настройки можно сохранять при помощи отдельного файла — он выступает резервной копией на случай форс-мажора. В него можно вносить изменения вне интерфейса АТС, а затем файл с редактированным содержимым закачивать в систему.

• Удобные PC-приложения. У АТС есть приложения для управления ее работой — Ez Attendant и Ez Phone. Первое позволяет видеть работу телефонии в офисе в реальном времени и корректировать ее, второе — обрабатывать входящие с максимальной доступной эффективностью.

• Селекторные совещания с безграничным количеством абонентов. Максимальное количество участников в конференции — 15, в селекторном совещании — бесконечное количество. На селекторном совещании 2 абонента говорят, остальные только слушают.

• DECT с возможность ведения 5 разговоров параллельно. В микросотовой системе DECT LG-Norte можно использовать радиотелефоны Siemens Gigaset.

• Много полезных опций. Например, к телефонам LDP-7000 можно добавить адаптер беспроводной гарнитуры, адаптер для полифонической мелодии вызова или превращения спикерфона в полнодуплексный с чувствительностью до 5 метров.

• Мобильный внутренний номер. Мобильный номер указывается в настройках настольного рабочего телефона, после чего входящие звонки можно переадресовывать на мобильный, а также переводить вызовы с мобильного на внутренние номера сотрудников.

Чтобы создать удаленное место сотрудника, используется модуль RSG. К модулю можно подключить IP-телефон или аналоговый телефон. Также необходим доступ в интернет. Если требуется организация другого офиса, в нем также устанавливается мини-АТС, которая по IP-сети соединяется с центральной и становится с ней единым целым — общая нумерация, одинаковые настройки, единый функционал.

Panasonic

Компания выпускает АТС KX-TDA100/200/600. Разберем отличительные особенности и плюсы этой станции.

• Автоматический определитель номера и маршрутизация по нему. Позволяют разгрузить секретаря от рутинного действия соединения сотрудников со звонящим. В станции сразу программируется, на кого должны быть перенаправлены номера или группы номеров (например, все звонки из определенной страны). АОН можно использовать и на двухпроводных аналоговых СО-линиях.

• Файлы ПО размещаются на SD-карте. Заменить ПО очень просто — записать его на карточку при помощи картридера и заменить старую карту на новую. Останавливать АТС при этом не нужно.

• Администрирование при помощи специального ПО. Для администрирования АТС ее нужно подключить к компьютеру. Сделать это можно через USB, COM-порт или Ethernet. Чтобы администрировать АТС через Ethernet, нужно подключиться через LAN. К сожалению, для этого потребуется плата расширения (сейчас она стоит несколько сотен долларов).

Чтобы организовать при помощи АТС голосовую почту, нужно использовать плату расширения OGM. Максимальное количество сообщений 64, максимальное время записи на все 64 сообщения — 8 минут. Этого довольно мало, поэтому для создания голосовой почты нужно приобрести TVM. Она упакована в свой корпус и соединяется со станцией через абонентские порты телефонов. Система отвечает на вызовы и перенаправляет нужному сотруднику. TVM дает широкие возможности, однако имеет высокую стоимость, аналогичную стоимости самой АТС.

АТС от Panasonic работает с телефонной системой DECT. В контроллере для базовых станций 8 портов. Это удорожает стоимость решения, поскольку 8 портов как правило не используются (достаточно 3-4). Базовую станцию можно подключить к цифровому абонентскому порту, но у этого решения есть недостатки: через такую базу можно вести только 2 разговора параллельно, и нужна специальная более дорогая база. Полноценно использовать все функции DECT можно только с телефонами той же марки. С телефонами Gigaset функционал реализуется частично.

Samsung

Компания развивает на российском рынке линейку АТС OfficeServ, в которую входят телефонные станции от нескольких единиц до нескольких сотен портов и самое современное IP-решение SCM ёмкостью до 3000-6000 портов.

Малым и средним компаниям подойдет решение SCM Compact (до 512 портов), средним и крупным SCM Express. Они просто масштабируются, что позволяет сэкономить при расширении бизнеса. АТС поддерживает встроенные серверы приложений голосовой почты, автоответчика, конференций, автоматического распределения вызовов и т.д.

Отличительная особенность решений от Samsung заключается в ориентации на современные технологии. Например, компания отказалась от стандарта DECT и передает данные по Wi-Fi. В частности, АТС OfficeServ использует технологии Wi-Fi на частоте 2,4 Ггц.

Вместо баз по территории офиса располагаются ретрансляторы, которые связываются с установленным в АТС контроллером для управления им. Вместо радиотрубок используются IP-терминалы, которые выглядят точно так же, как радиотрубки, только работают по другому протоколу.

Особо нужно отметить беспроводную станцию OfficeServ SOHO, которая подойдет для дома или небольшого офиса. Внутри одной коробочки АТС, маршрутизатор и точка доступа. К сети она подключается через порт Ethernet. Все подключенные пользователи могут взаимодействовать по локальной сети. Доступно подключение 8-и беспроводных Wi-Fi-трубок.

Программные IP-АТС - широкие настройки и масштабируемость

Программные АТС не требуют углубления в технические нюансы, поиска удовлетворительных решений, покупки дополнительных расширений и плат, совместимости оборудования. Все “железо” стоит в помещениях у провайдера, а клиент получает только услугу.

Чтобы воспользоваться программной АТС, нужно:

• выбрать провайдера IP-телефонии;

• подключить тариф АТС в личном кабинете на сайте провайдера (различаются функционалом и количеством рабочих мест, входящих в пакет);

• добавить дополнительные платные услуги (оплачиваются по абонентской плате) и сотрудников сверх пакета;

• настроить сценарии приема звонка, голосовую почту, запись звонков, переадресацию и другие функции;

• приступить к работе.

Если в компании уже есть аналоговая телефония, развернуть IP-телефонию можно параллельно. При наличии аналоговых телефонов достаточно приобрести VoIP-шлюз, через которых они подключатся к сети.

Приобретая виртуальную АТС, клиент получает услугу, но избавляется от всех проблем, с ней связанных (выбор оборудования, настройка, установка, обслуживание). Регистрация, выбор услуги, настройка в личном кабинете выполняются в пользовательском интерфейсе, интуитивно понятном для любого человека. Служба поддержки провайдера всегда готова бесплатно дать совет и помочь с настройкой.

Облачные технологии позволяют создавать АТС с широкими возможностями:

• многоканальные и добавочные номера;

• голосовое меню;

• переадресация;

• интеграция номера с сайтом;

• звонки по видеосвязи;

• конференции;

• запись разговоров и прочее.

Виртуальная станция быстро и дешево масштабируется — дополнительный сотрудник или функционал просто добавляются в личном кабинете за дополнительную абонентскую плату. Если в сезон требуется больше сотрудников — они легко подключаются и затем отключаются за ненадобностью.

Если в компании несколько филиалов, виртуальная АТС объединяет их единым телефонным номером при помощи функционала переадресации. При этом настройку может выполнить любой сотрудник через личный кабинет провайдера. Даже если в компании нет централизованного офиса, и все ее филиалы небольшие, разбросанные по разным городам и даже странам, организовать единый колл-центр реально.

Все IP-провайдеры заботятся о защите информации и вкладывают средства в ее организацию. Тем не менее, не всех пользователей по разным причинам устраивает, что звонки компании проходят через чужие серверы. Для таких клиентов аппаратные IP-АТС подходят лучше.

Организовать телефонию в офисе с нуля проще всего при помощи виртуальной АТС. Также просто перевести аналоговую систему на IP с использованием VoIP-шлюза. Первоначальные вложения минимальны — подключение телефонии и АТС у большинства провайдеров производятся бесплатно. Докинуть дополнительные услуги и настроить работу АТС сотрудник компании может самостоятельно. Услуги оплачиваются по абонентской плате. 

Стоимость АТС на минимальное количество сотрудников начинается с 400-500 рублей в месяц. Стоимость красивого номера может варьироваться от 1 до 80 и более тысяч рублей (впоследствии за него платится небольшая абонентская плата). Помимо АТС оплачивается сама IP-телефония по тарифу провайдера (но эти траты несут и пользователи с аппаратной АТС).

Виртуальные АТС

По итогам 2021 года объем российского рынка виртуальных АТС (далее — ВАТС) увеличился на 30.8% (такие данные приводит компания «ТМТ Консалтинг»). Анализируя рынок 2022 г, можно говорить о том, что есть все предпосылки к тому, что по итогам текущего года рост может составить еще больше. Это обусловлено тем, что пользователи «распробовали» ВАТС (они же — IP АТС, они же — SIP АТС) и все больше представителей бизнеса понимают плюсы перехода на эту технологию. Давайте разберемся, что такое виртуальная АТС, как она работает, что умеет и каким образом бизнесу может быть полезным ее внедрение.

Как работает IP АТС и чем отличается от «традиционной»

Виртуальная IP АТС выполняет те же функции, что и «традиционная» (аналоговая либо цифровая) — управление вызовами, распределение звонков и т.д. Однако у нее намного больше возможностей, дополнительных опций и ряд весомых плюсов.

Одна из ключевых особенностей SIP АТС — способ передачи данных. Она для этого использует IP-сеть (интернет, ЛВС и пр.). Т.е. отдельно прокладывать провода и разворачивать инфраструктуру (как в случае с обычной проводной телефонией) не требуется. А значит, чтобы развернуть ВАТС и обеспечить компанию связью, потребуется немного времени. Ведь, по сути, нужен только доступ в интернет.

С учетом способа передачи данных и используемых при этом технологий можно выделить также еще и следующие особенности виртуальной (SIP или IP) АТС:

• Рациональное использование сети и ресурсов. «Традиционная» телефонная связь избыточна (в первую очередь из-за того, что разговоры ведутся по выделенной линии). В случае же с IP ВАТС говорить об избыточности нельзя: здесь используется маршрутизация, резервирование пакетов данных и другие технологии. Это, в конечном итоге, обуславливает, в том числе, и более привлекательную стоимость эксплуатации IP АТС (снижение трат на телефонию при переходе на IP АТС может составить 30-80%, в зависимости от специфики компании, решившей внедрить эту технологию).

• Возможность передачи различных типов данных. Для обеспечения работы виртуальной IP АТС могут использоваться такие технологии и протоколы, как SIP RFC 3261, SIP RFC 2327, H.323, SCCP, RTP/RTCP, MGCP, ICMP и множество других. За счет этого пользователи IP ВАТС могут не только вести телефонные разговоры голосом. Виртуальная АТС позволяет проводить видеоконференции на большое количество участников, а также пересылать различные типы файлов.

• Хорошее качество связи. Протоколы и технологии передачи данных через интернет постоянно совершенствуются, появляются улучшения, какие-то новые решения и т.д. За счет этого при использовании IP АТС можно говорить о довольно высоком качестве связи.

Развертывание и настройка IP АТС: что, где и как

Еще одна важная особенность виртуальной (IP, SIP) АТС — простота и скорость развертывания. Наибольшее распространение получила модель, когда провайдер предоставляет в пользование свою инфраструктуру и вычислительные мощности. Клиенту остается только обеспечить подключение абонентских устройств к интернету. Т.е. при использовании этой услуги вам не потребуется организовывать серверную, закупать какое-то дорогостоящее оборудование для развёртывания корпоративной АТС, заниматься ее обслуживанием — все это берет на себя поставщик услуг. Клиент, естественно, получает необходимые доступы и полномочия для управления системой, настройки IP АТС, сбора необходимых данных и даже для реализации различного рода интеграций со сторонними системами.

По сути, чтобы начать пользоваться корпоративной виртуальной АТС, от компании требуется наличие стабильного подключения к интернету (от 100 кбит/сек) и абонентских устройств. Что касается последних, здесь есть возможность выбрать удобные для себя. Это могут быть:

• Обычные телефонные аппараты. Они подключаются к IP сети через SIP-адаптер. Такая возможность значительно облегчает переход от «традиционной» телефонии к виртуальной.

• IP-телефоны. SIP-адаптеры для них не требуются, такие аппараты можно подключать напрямую к интернету. IP-телефоны имеют такие же форм-факторы, что и традиционные. В зависимости от модели, с их помощью можно участвовать в видеоконференциях, принимать и отправлять медиафайлы.

• Компьютеры. Для них есть несколько вариантов использования. Например, можно установить специализированное ПО — программный телефон (софтофон). Также пользоваться IP-телефонией на компьютере можно с помощью плагинов для интернет-браузеров.

• Мобильные устройства. Здесь тоже одним вариантом подключения к виртуальной АТС все не ограничивается. Мобильные устройства можно «законнектить» с АТС с помощью программного телефона. Также довольно популярна технология FMC, позволяющая полноценно интегрировать с виртуальной АТС мобильные телефоны с сим-картами различных операторов.

За счет такого разнообразия способов подключения и возможности их комбинирования ВАТС легко адаптируется под нужды конкретной организации. 

Таким образом, настройка корпоративной IP АТС сводится к настройке подключения на абонентских устройствах, а также к настройке АТС через панель управления (администрирования): с этим клиенты могут справиться самостоятельно или воспользоваться помощью специалистов компании-поставщика услуг.

Что может современная SIP АТС

Провайдеры IP-телефонии предлагают пользователям IP АТС массу возможностей и функций. Например, у «Телфин» облачная (виртуальная) телефония предлагается с более чем 100 различными опциями. Среди наиболее часто используемых компаниями возможностей виртуальной SIP АТС можно выделить следующие:

• Голосовое приветствие. Причем, возможности современной IP-телефонии позволяют «на лету» генерировать индивидуальные приветствия для пользователей на основе данных из различных внешних систем (не только CRM).

• Использование многоканальных номеров. Благодаря этому с помощью одного телефонного номера можно обслуживать целый колл-центр (при этом звонящий никогда не столкнется с тем, что линия будет занята).

• Реализация различных схем маршрутизации и сценариев взаимодействия с пользователем (через IVR-меню, голосового робота и т.д.) в зависимости от ситуации.

• Запись и хранение звонков. Причем, благодаря использованию технологий машинного обучения и ИИ возможна реализация быстрого поиска информации в записях по ключевым словам.

• Интеграция с различными внешними системами: CRM, решения для работы со статистическими данными, рекламные системы/платформы и так далее.

• Автоматизация информирования клиентов о различных событиях, сбора обратной связи или какой-то информации для внесения в различного рода базы.

• Контроль качества работы персонала за счет сбора широкого набора метрик, анализа записей разговоров, обратной связи и т.д.

В общем, учитывая солидный список опций и возможностей виртуальной IP АТС, любая компания сможет использовать ее по максимуму, адаптировав под свои потребности. Часть возможностей предоставляются клиентам по умолчанию, другие же приходится подключать отдельно (перечень зависит от поставщика телеком услуг).

Виртуальные АТС предоставляются IP-провайдерами в качестве услуги по абонентской плате. Здесь мы рассмотрим три популярных — “Телфин”, YouMagic.Pro и Mango Office.

Манго офис

Mango Office разрабатывает собственные телеком решения и дистрибутирует оборудование для IP-телефонии. АТС Mango Office подходит для предприятий среднего и крупного бизнеса. Компания предлагает инструменты для объединения отделов, филиалов и сотрудников на удаленке в единую сеть, до 1000 номеров в очереди для каждого из подключенных номеров, запись звонков, более 20 инструментов для анализа продаж. АТС интегрируется с множеством бизнес-приложений.

YouMagic.Pro

YouMagic.Pro предлагает доступные цены и простые решения, отлично подходит в том числе для малого бизнеса, даже не имеющего собственного помещения. Всех удаленных сотрудников можно объединить в единую сеть под общим номером. Компания также предлагает сохранить свой старый номер или подключить номера 8-800 и 8-804.

Телфин 

Телфин — популярный провайдер IP-телефонии, предлагающий инструменты для массовой обработки входящих вызовов, коммуникаций и совместной работы внутри компании, автоматизации бизнес-процессов, анализа и статистики. АТС “Телфин. Офис” подходит для стартапов, удаленных сотрудников, сети филиалов одной компании и крупных компаний. АТС интегрируется с большинством популярных CRM.

Стоимость использования АТС “Телфин.Офис” зависит от количества подключенных сотрудников. Есть 3 тарифа: “Стандарт”, “Стандарт+”, “Корпорация”. За дополнительного пользователя предусмотрена доплата. При оплате пакета на год клиенты получают скидку 20%.

АТС может работать с мобильными номерами, городскими номерами из любого города или страны, номерами в формате 8-800. Обычные и красивые номера можно подключить в личном кабинете, также доступно сохранение своего номера для приема входящих звонков.

Преимущества облачной АТС от Телфин:

• сокращение затрат на 80% по сравнению с аналоговыми сетями за счет низких тарифов;

• бесплатная и быстрая настройка и подключение услуг — новую АТС можно запустить за 2 часа;

• более 100 бизнес-опций и большая функциональность;

• готовые интеграции и бесплатный API;

• круглосуточный контроль, стабильность и отказоустойчивость 99,9%.

Выводы

Виртуальная АТС универсальная, собирается и подгоняется под любой тип бизнеса прямо на сайте. Если у компании есть компьютеры/телефоны/мобильные телефоны и доступ в интернет, никаких дополнительных затрат кроме абонентской платы и разовых платежей за подключение не потребуется.

Выбор IP-АТС (виртуальной или аппаратной) зависит от возможностей и потребностей каждой конкретной компании. Сравнивайте цены, общайтесь с провайдерами, читайте отзывы и переходите на сторону дешевой и качественной IP-телефонии.