Планировщик задач — обзор таск-менеджеров

Как вы планируете свой рабочий день и работу над проектами? Сколько задач, в среднем, успеваете обработать (и сделать это эффективно)?

В 2023 году команда одного из российских разработчиков приложения для тайм-менеджмента провела исследование на тему эффективности планирования и использования времени. В результате выяснилось, что почти 57% респондентов практически никогда не удается завершить все задачи, которые они ставят себе на день. Среди частых причин этого отмечается неумение расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач. Также некоторые отмечают, что виной всему может быть прокрастинация (почти 75% респондентов указали на нее).

А ведь контроль задач, расставление приоритетов, выстраивание эффективной последовательности работ можно автоматизировать и доверить внешним источникам. С этими функциями отлично справляются таск-менеджеры (они же — планировщики задач). Их давайте и рассмотрим.

Планировщик задач — это программа (приложение) для планирования и отслеживания процесса выполнения задач, а также организации работы, в том числе и совместной. Такие инструменты обычно предоставляют следующий набор функций: возможность создавать различные по сложности списки задач, устанавливать их сроки выполнения, приоритезировать задачи, отслеживать прогресс и делиться ими с другими пользователями. Таск-менеджеры помогают эффективно управлять рабочим процессом и повышают продуктивность, как одиночных работников, так и команд различных масштабов.

Приложения для планирования от российских разработчиков

Еще несколько лет назад при выборе таск-менеджера приходилось рассматривать варианты преимущественно от иностранных компаний. Но сейчас на рынке представлено немалое количество решений от российских разработчиков. С них и начнем.

SingularityApp с поддержкой разных техник управления задачами

SingularityApp  — мультиплатформенный планировщик задач. Помимо веб-версии, у этого решения есть приложения для iOS, MacOS, Windows, Linux и Android. Одна из ключевых особенностей таск-менеджера — возможность настройки под различные техники управления временем.

Среди возможностей SingularityApp:

• Возможность создания и гибкой настройки задач с нуля или их быстрое формирование с помощью шаблонов.

• Поддержка разных способов добавления новых задач. Это можно делать, например, по e-mail или через телеграм-бота.

• Синхронизация с внешними приложениями и сервисами. Решение может синхронизироваться с Google-календарем, также возможна выгрузка информации из других таск-менеджеров.

• Инструменты для приоритезации задач.

• Широкий функционал для работы с оповещениями о различных событиях.

• Система тегов и фильтров.

Приложение для планирования SingularityApp подходит, как для одиночных пользователей (есть даже бесплатный тариф для работы с системой на одном устройстве), так и для команд. Здесь используется удобная система оплаты лицензии: ежемесячно (тариф Pro) или единоразово (тариф Forever). При командной работе лицензия покупается для каждого пользователя.

«Ёжка» и «Яга» из «сказочной» экосистемы

Появление новых менеджеров задач и систем управления проектами на волне импортозамещения — вполне ожидаемое явление. Одна из таких новинок — «Ёжка». Это — полностью бесплатное решение для управления задачами от «Ростелекома». Планировщик задач — часть создаваемой компанией экосистемы «Лукоморье», в составе которой — целый набор решений для замены ушедших с рынка  продуктов (в том числе и от Atlassian).

Таск-менеджер «Ёжка» ориентирован на самостоятельных специалистов или на небольшие команды. На начало 2024 года в системе установлены следующие ограничения:

• Возможность прикреплять к задачам вложения размером не более 100Mb;

• Не более 10 проектов для одного автора.

• Команда проекта не может быть более 20 участников.

Планировщик получил функциональность для быстрого создания  задач в пару кликов, автоматической отправки уведомлений, настройки рабочего пространства, работы с напоминаниями о разных событиях отпуска, дни рождения коллег и так далее) и множество других полезных функций.

Безопасность данных пользователей обеспечивается за счет собственной инфраструктуры ПАО «Ростелеком». Пользоваться менеджером задач можно через веб-интерфейс, либо через приложение для мобильных устройств.

Если же у вас проект с более чем 20 участниками, есть «Яга». Это система управления проектами, которую можно рассматривать как альтернативу ставшим недоступными (ну или довольно труднодоступными) для российских пользователей Jira и Confluence (к слову, разработчиками предусмотрена относительно быстрая и безболезненная миграция из «Джиры» и «Конфлюенса»). Что касается функционала, то в этом продукте реализован практически аналогичный набор возможностей тому, к которому привыкли пользователи решений от Atlassian. В отличие от «Ёжки» эта система управления задачами и проектами уже платная. Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально для каждой компании, в зависимости от количества сотрудников и ряда других факторов. Подробнее — на сайте компании-разработчика.

«Хаос-контроль»: неплохой выбор, например, для фрилансера

«Хаос-контроль» позиционируется разработчиками как «органайзер личных целей и задач». В большей степени решение ориентировано на одиночное использование. Хотя, разработчики указывают на возможное появление в будущем функций для командной работы.

Менеджер задач представлен приложениями для разных мобильных и десктопных платформ. Есть клиенты для iOS, MacOs, Windows и Android. Естественно, предусмотрена синхронизация между всеми устройствами пользователя, на которых установлен «Хаос-контроль».

В приложении каждый проект состоит из формулировки результата, который необходимо получить, и списка задач, которые должны быть выполнены для получения этого результата. Есть функционал с напоминаниями, работа со списками задач, календарь, возможность оставлять заметки к задачам и проектам.

Также в приложении реализована возможность быстро добавлять спонтанно возникающие идеи, чтобы их можно было обработать в последующем. Это — одна из составляющих подхода GTD, который фокусируется на том, чтобы не занимать голову списками задач, а сосредоточиться на других вещах.

Приложение платное. Лицензию можно купить на месяц, год или навсегда за 350, 1250 и 3750 рублей, соответственно.

«Лидер-таск»: личное планирование и рабочие задачи в одном приложении

«Лидер-таск» — это планировщик задач, который объединяет в себе инструменты для управления сотрудниками в команде, а также для личного планирования. Этим решением пользуются команды с разной спецификой из состава таких компаний, как «Сбер», «СДЕК», «Лукойл», «Билайн», «2ГИС», «Славнефть».

С помощью этого решения в команду можно внедрять различные системы управления временем и проектами. Это, в частности: GTD, система Брайана Трейси, принцип Парето и так далее. Кончено же, это решение хорошо адаптируется и для команд, которые используют в работе гибкие методологии (работают по Agile или Scrum).

Набор возможностей «Лидер-таск» очень широкий. Здесь есть календарь, функционал для работы с напоминаниями, инструменты для визуализации целей (например, посредством Kanban-досок) и другие компоненты, наличия которых ожидаешь от приложения для планирования.

Также в этом решении есть и особенности, которыми может похвастаться не каждый аналог. Это, например, встроенная CRM для взаимодействия с клиентами, а также инструменты для анализа и контроля продуктивности сотрудников.

Приложение «Лидер-таск» также дает возможность совмещать в одном источнике личные и рабочие задачи. Его можно использовать даже просто в качестве ежедневника.

Пользователям приложения доступны платные и бесплатные тарифы. Бесплатная версия накладывает ограничение в 3 проекта, 3 задачи и 100 проектов.

Иностранные приложения для планирования и таск-менеджеры

Конечно же, множество достойных внимания решений есть и у иностранных вендоров. Их тоже стоит рассмотреть. Да, некоторые ушли, уходят или планируют уйти из России, но, если кому-то прямо очень сильно захочется использовать какой-то конкретный сервис, решение всегда можно найти (но это уже отдельная история).

Google Календарь

Про него, пожалуй, слышали практически все. Это не просто календарь, его вполне можно использовать в качестве планировщика. Этому способствуют такие возможности приложения, как управление целями и сортировка задач. Неплохие возможности у календаря по визуальному оформлению.

Но, пожалуй, главная ценность Google Календаря — возможность синхронизации с огромным количеством сторонних приложений для планирования задач. Практически любой сервис ориентирован на работу именно с календарем от Google.

Trello: ну кто его не знает?

«Онлайн-платформа для эффективного управления задачами и проектами, который используется миллионами людей по всему миру» — избито, банально, но именно так можно сказать про Trello. В его основе — организация задач в виде карточек на досках, что делает процесс управления проектами интуитивно понятным и эффективным.

Одна из ключевых особенностей Trello — его гибкость и адаптивность. Пользователи могут:

• Создавать неограниченное количество досок и карточек (но для бесплатной версии ограничение все-таки есть: до 10 досок).

• Структурировать задачи по различным проектам и командам.

• Устанавливать сроки выполнения и управлять ими.

• Прикреплять файлы различных типов и комментировать карточки. 

Также в этом планировщике задач реализована возможность работы в команде с отображением изменения в реальном времени. Trello также может интегрироваться с другими сервисами и приложениями. Среди них: Google Drive, Slack, Dropbox, GitHub и множество других популярных решений.

Этот таск-менеджер подходит как для индивидуального использования, так и для работы в команде. С его помощью можно эффективно планировать задачи, отслеживать прогресс выполнения проектов, распределять обязанности между участниками команды и достигать поставленных целей.

Помимо бесплатного есть несколько платных тарифов: «Стандартный» (5$ за пользователя), «Премиум» (10$) и «Корпорация» (17.5$).

Asana: еще один популярный таск-менеджер

Asana  — это онлайн-платформа для управления задачами и различными по масштабам проектами, который вполне способен потягаться с «Трелло» по уровню популярности.

В Asana есть возможность создавать проекты и задачи с различными уровнями приоритета, сроками выполнения и ответственными лицами. Пользователи могут структурировать свою работу, распределять задачи между участниками команды, устанавливать дедлайны и следить за прогрессом выполнения.

Этот планировщик также предлагает набор инструментов для коммуникации и совместной работы. Пользователи могут обмениваться комментариями, прикреплять файлы к сущностям внутри системы, упоминать участников команды в задачах и так далее.

Также здесь реализована возможность создания шаблонов проектов, что позволяет быстро создавать новые на основе готовых структур. Это упрощает процесс планирования и организации работы, особенно если у вас есть типовые задачи или проекты. Для часто повторяющихся задач можно настраивать правила для их автоматизации, управлять флоу согласований и так далее.

Как и предыдущее решение, Asana тоже предлагает широкие возможности интеграции с другими сервисами и приложениями, такими как Google Drive, Slack, Dropbox, Jira, Power BI, Microsoft Teams и другие. Пользователям системы предлагается более 200 готовых интеграций с различными внешними системами и сервисами. 

Видно, что ассортимент приложений для планирования и таск-менеджеров довольно широк. Решения предлагают, как зарубежные, так и российские разработчики. Вы можете выбирать подходящие по поддержке различных программных платформ, наличию нужных для работы функций, возможностям интеграции со сторонними системами. Конечно же, есть возможность подобрать подходящую программу для планирования и по цене (даже бесплатных вариантов достаточно). Пробуйте разные варианты, оценивайте их и находите тот, который лучшим образом подойдет для реализации ваших процессов (как при самостоятельной, так и при командной работе). 

Сравнительная таблица

Итоговый рейтинг