Видеоконференции для бизнеса

ВКС – это видеоконференцсвязь, которая обеспечивает передачу видео-информации на расстоянии. Видеоконференции помогают объединить нескольких сотрудников для совместной работы - на собрание, собеседование, обучение, деловую встречу и прочее.

Десятки сервисов видеоконференций предоставляют дополнительные возможности для бизнеса. Помимо стабильного соединения, понятных настроек, легкого приглашения новых участников они предлагают режим лектора, захват экрана, демонстрацию презентации, чаты, сбор статистики, запись разговоров, трансляцию на видеохостинги и другой функционал.

В IP-телефонии видео конференц связь также пользуется популярностью. Чаще всего провайдеры не требуют скачивать специальный софт на устройство и даже регистрироваться на веб-сервисе. Достаточно зайти на сайт, нажать кнопку “Начать” и пригласить участников при помощи специальной ссылки.

Какие задачи решает видеоконференцсвязь

Онлайн конференции помогают оперативно решать насущные вопросы в компании вне зависимости от того, где географически находятся сотрудники. Две наиболее популярные задачи, которые решает онлайн конференция:

• Онлайн-встречи и деловые совещания – коллеги могут в режиме реального времени обсуждать планы и задачи и полноценно взаимодействовать между собой, как если бы они находились в одной комнате. Некоторые сервисы предоставляют возможность организации мероприятия для неограниченного количества участников.

• Обучение клиентов/сотрудников – работники не тратят время и деньги на дорогу, при этом группе доступны те же возможности, что и в аудитории (особенно если провайдер предлагает дополнительный функционал – режим лектора, запуск презентаций, показ экрана, статистику активности студентов и т.д.).

Платформа для видеоконференций определяет, насколько простым будет подключение, при каком уровне сигнала хорошо будет работать видео- и аудиосвязь, потребуется ли регистрация или скачивание софта на ПК и смартфоны.

Конференц-связь и ее преимущества

При отсутствии необходимости визуального контакта с членами видеоконференции или в случае, если у кого-либо из них нет доступа к интернету, группа может воспользоваться функцией аудиоконференции. Принцип ее работы аналогичен видеоконференции, но за исключением видеосопровождения – контакт осуществляется посредством синхронного голосового общения. 

Среди особенностей конференц-связи стоит выделить:

• Возможность подключения к звонку неограниченного количества участников;
• Одновременное общение всех участников;
• Минимальные требования к техническому обеспечению – для подключения подойдет любой телефон.

Обзор бесплатных площадок для видеоконференций

Удаленная работа, обучение, консультации с клиентами (если вы фрилансер) невозможна без качественных web-сервисов и ПО. Под видео-встречи разработано немало сервисов – бесплатных, условно бесплатных, платных с бесплатными опциями и полностью монетизированных.

В этом разделе мы изучим 10 площадок для конференций, посмотрим, как работает видеоконференцсвязь на каждой из них, и для каких целей они подходят.

В обзоре есть программы для видеоконференций, которые давно на слуху у потребителя, а также малоизвестный софт и веб-сервисы. Часть из них подходит только для коротких переговоров узким кругом, часть для крупных деловых встреч.

Перед выбором необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

• сколько в среднем участников планируется;

• сколько времени идут встречи (больше или меньше 40 минут);

• какие дополнительные функции важны для комфортной работы.

Чаще всего бесплатные тарифы предлагают самый простой функционал, который не всегда удобен для корпоративных целей. Компаниям больше подходят платные комплексные решения в области IP-телефонии, которые будут включать звонки, запись звонков, аудио- и видео-конференции и т.д.

Какие опции может предложить провайдер:

• демонстрация презентации, видео, картинок;

• захват экрана и показ происходящего (удобно для демонстрации работы интерфейса программ и веб-сервисов, обучающих курсов);

• отправка файлов участникам конференции;

• запись конференции (ее можно рассылать сотрудникам или выкладывать в интернет).

Выбирая сервис видеоконференций, следует обратить внимание также на размер хранилища, необходимость установки ПО, ограничения по длительности конференции в бесплатной версии, максимальное количество участников, качество службы поддержки.

Посмотрим, какие возможности предоставляют разные сервисы для видеоконференций.

Телфин

Сервис видеоконференций предоставляется на сайте в веб-версии, скачивать на устройство ничего не нужно.

Бесплатная версия дает основные возможности:

• любое время конференции;

• любое количество участников;

• режим лекции, когда на экране показывается только лектор, и слушатели не отвлекаются на остальные камеры;

• совместный показ презентаций с редактированием;

• текстовый чат;

• захват экрана;

• запись конференции;

• трансляция на YouTube;

• статистика активности.

Ключевые преимущества сервиса Телфин - конференция онлайн не ограничена по времени и количеству участников. Это развязывает руки и позволяет организовать событие любого масштаба.

Чтобы подключиться к сервису, нужно зайти на conference.telphin.ru, ввести название конференции(комнаты), нажать кнопку “Начать” и скинуть ссылку всем участникам.

Спасибо за предоставленную возможность бесплатно и без ограничений проводить конференции. Я веду с помощью сервиса видеоконференций Телфин в день несколько уроков с детьми 6-11 классов и консультации по подготовке к ЕГЭ для выпускников. Это существенно облегчает общение с ребятами: нет регистрации, паролей, дети по моей ссылке могут войти самостоятельно (без помощи родителей).

Чисникова Татьяна Николаевна, учитель русского языка и литературы, МАОУ «Лицей № 102 им. академика М. Ф. Решетнёва».

Среди минусов сервиса – только одна комната для конференций и вход по ссылке без паролей. Дополнительный функционал, в том числе доступ к нескольким конференц румам по паролю доступен только в платной версии. На выделенном сервере создавать конференции могут только сотрудники компании, а пароль позволяет не допустить по ссылке лишних людей.

SKYPE

Всем известная популярная для онлайн-созвонов программа. Насколько она подходит для деловых встреч? Давайте смотреть:

• до 50 человек в звонке одновременно;

• хранит файлы в течение месяца;

• позволяет совместно использовать экран.

Среди минусов – отсутствие оперативной поддержки, необходимость установки ПО для получения доступа к конференции.

Zoom

Очень популярный сервис, которым активно пользуются в последние годы для делового общения и проведения учебных тренингов. При общении тет-а-тет время конференции не ограничено.

Что же компания предлагает в бесплатной версии корпоративным клиентам:

• до 100 участников одновременно;

• до 40 минут конференции и записи;

• хорошая служба поддержки.

В минусах также необходимость установки специального ПО и отсутствие облачного хранилища. На первых порах нужно поковыряться, чтобы разобраться, как все работает.

Proficonf

Это приложение, в отличие от предыдущих, работает через веб-браузер. Его можно запустить с телефона, ноутбука, ПК без установки. Интерфейс простой и понятный, нет дополнительных наворотов. На бесплатной версии доступны:

• демонстрация экрана;

• до 25 пользователей;

• неограниченное время;

• быстрая настройка комнаты;

• высокое качество видео и работа даже при плохом соединении;

• хранилище размером в 500мб (большее – в платной версии);

• служба поддержки.

Если этих условий достаточно – такой сервис вам подходит.

Google Hangouts

Возможности приложения очень ограничены. Если вы хотите просто переговорить с несколькими коллегами – он может быть использован. Но когда потребуется организовать что-то посерьезнее, придется перепрыгивать на другие сервисы.

Google Hangouts предлагает:

• конференции до 10 человек;

• виртуальные комнаты;

• веб-интерфейс без загрузки и установки.

Из очевидных минусов – отсутствие поддержки. Все возможные нюансы описаны в текстовом руководстве, поэтому если вас есть вопросы – читайте.

Facebook Messenger

Основное удобство в отсутсвии регистрации у тех, кто уже есть в Facebook.  Но так как это социальная сеть, есть акцент на неформальное общение -  различные маски, эффекты как в сторис Instagram, элементы игры.

На бесплатном тарифе:

• групповой видеочат с ограничением до 50 человек

• бесплатные видеозвонки

• вход через веб-интерфейс

Неплохое решение для быстрого общения, но для решения бизнес-задач оно не подойдет

Appear.in

Инструмент в бесплатной версии могут одновременно использовать всего 4 пользователя, но мы считаем важным о нем рассказать. Во-первых, сервис работает в браузере. Во-вторых, в комнату с конференцией можно входить без регистрации – важный сотрудник быстро присоединится по ссылке. Плюс если скорость соединения слабая, можно оставить только аудио-сигнал.

На бесплатном тарифе:

• есть возможность захвата экрана;

• можно перетаскивать файлы;

• время конференции не ограничено;

• есть служба поддержки.

У сервиса нет облачного хранения, и вы не можете записывать конференцию. Если данные не должны быть утеряны, такой вариант вам не подойдет. 

Uberconference

Этот сервис не совсем подходит для нашего обзора. Встретиться на этой платформе можно только в формате аудиоконференции, а не через ВКС (видеоконференцсвязь). Это и есть его основной недостаток.

Что есть в бесплатном тарифном плане:

• полная техническая поддержка;

• бесплатные конференции максимум для 10 человек;

• сохраненная аудиозапись длиной до 45 минут. 

Если вам достаточно аудио, и вы не хотите сильно заморачиваться с настройками, то обратите внимание на Uberconference.

FreeConference

Изначально данное приложение бесплатно. Но по факту оно содержит в себе платные опции, впрочем это распространенная практика для всех сервисов. Имеется Приложение для iOS и Android.

Что есть в бесплатном тарифном плане:

• бесплатные конференции максимум для 5 человек;

В платных версиях расширяется количество участников до 100, появляется возможность записи видео и аудио, трансляция в Youtube.

Из минусов непонятная работа в редакторе графики и невозможность смены или выключения фоновой музыки. В целом неплохой вариант, если вас устроит бесплатная версия с ограничением по времени.

ooVoo

В этом приложении можно обмениваться голосовыми сообщениями, переписываться и созваниваться. В бесплатной версии доступны следующие возможности:

• 12 человек максимум;

• видео в HD-качестве;

• шеринг экрана;

• запись видео с сохранением на устройстве.

Среди недостатков необходимость установки ПО на устройство и отсутствие службы поддержки. Приложение доступно на Android и iPhone, поэтому любое оборудование для видеоконференцсвязи подойдет.

Выводы

Чтобы вам было удобно сравнивать приложения и сервисы, и выбирать подходящий по основным параметрам, мы составили сравнительную таблицу.

Обратите внимание:

• Загрузку презентации в бесплатной версии не предлагает ни один сервис, кроме Телфин. 

• Демонстрация экрана есть во всех сервисах, кроме Google Hangouts. Если она нужна, исключайте его сразу.

• В ZOOM и Uberconference продолжительность конференции ограничена 40 и 45 минутами, соответственно они подходят только для быстрых переговоров.

• Видеозаписи хранят только Skype и ZOOM, Uberconference сохранит аудиозапись. Телфин позволяет записать и потом скачать видеозапись конференции.

• Большие конференции бесплатно можно делать только в ZOOM (до 100 человек) и Телфин (неограничено).

Если вам требуется более профессиональное и недорогое решение, выбирайте сервис Телфин. Если вам достаточно узкого функционала или бюджет на расширение до платной версии сильно ограничен, обращайтесь к ooVoo, Uberconference, Google Hangouts и Skype.

Сервис от Телфин - это одно из лучших решений для бизнеса. Покупая доступ к виртуальной АТС, пользователь сразу получает полноценный доступ к видеоконференциям, что значительно упрощает рабочие процессы.

Как подключиться к онлайн конференции

Учитывая распространенность вкс связи среди пользователей, большинство операторов и провайдеров IP-телефонии включают эту опцию в число базовых функций современных АТС. Так, в Телфин предусмотрено несколько вариантов активации услуги:

• - По приглашению. Данный тип предпочтителен для разовых мероприятий. Подключить участников к сервису может любой сотрудник компании, от него потребуется лишь набрать комбинацию из *8 и телефонного номера собеседника;
• - Самостоятельное подключение. Как правило, этот способ подключения используется для проведения регулярных сеансов связи и требует предварительного создания конференц-зала.

Независимо от типа, ВКС обладает востребованностью как среди предпринимателей, так и среди крупных компаний. Обусловлено это многочисленными преимуществами функции – она способствует минимизации временных ресурсов, затрачиваемых на решение бизнес-задач и главное, оперативному взаимодействию сотрудников компании, находящихся в разных точках мира.