Решение для УК и ТСЖ: IP-телефония

IP-телефония актуальна для представителей УК и ТСЖ в части взаимодействия с собственниками и арендаторами помещений. Она поднимает организацию диспетчерской службы УК и ТСЖ на новый уровень - без пропущенных звонков, со статистикой вызовов, журналом заявок, голосовыми сообщениями. Она позволяет в режиме реального времени прослушать разговоры и оценить занятость сотрудников.

Возможности современной связи расширяются и подстраиваются под требования к обслуживанию многоквартирных домов. Виртуальная АТС может быть интегрирована с корпоративными программами УК и ТСЖ (CRM «Квартира.Бурмистр.ру» и другие) и бизнес-приложениями (МойСклад, 1С, MS Office) для повышения качества и скорости бизнес-процессов. Более того, сервисы IP-телефонии позволяют настроить допуск на территорию жилищного комплекса, подъезда, офиса через смартфон.

В этой статье мы рассмотрим сервис по использованию смартфона как ключа, а также другие возможности, которые дает IP-телефония УК и ТСЖ.

Доступ на территорию ЖК по звонку

Сегодня все вендоры предлагают контроллеры, которые для каждой точки доступа используют отдельную сим-карту. Это неудобно ни для пользователя, ни для сервисной компании. Пользователю приходится держать в записной книжке несколько номеров, УК сложно масштабировать это решение.

Существует современная альтернатива - сервис, при помощи которого можно со смартфона открывать домофон, шлагбаум или дверь офиса. Объекту выделяется мобильный номер, абонент дозванивается до него по сотовой связи, замок открывается. Этот номер может работать на одну точку доступа, объект или УК целиком. 

Через сервис можно настроить голосовое приветствие, тональный набор, связь с техподдержкой. Тональный набор используется для выбора контрольной точки доступа, которую нужно разблокировать (когда к одному номеру подключено 2-3 и более замков). Даже если несколько человек будут дозваниваться на номер объекта одновременно - линия будет свободна.

В чем плюсы ключа-смартфона:

• бесконтактный доступ к любому объекту;
• масштабируемость - можно за пару минут добавить в IVR новый объект;
• отказ от ключей и контроллеров с отдельными сим-картами для доступа к разным точкам;
• простое обслуживание - не нужно следить за балансом нескольких SIM-карт;
• всего одна запись в книге контактов;
• удаленное открывание любой точки контроля доступа (например, при приближении автомобиля к шлагбауму система распознает смартфон внутри нее и на расстоянии открывает шлагбаум);

С 1 января 2021 года постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 г. № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации» изменено законодательство в части беспрепятственного проезда специальной техники. IP-телефония  легко решают проблему закрытых объектов - в голосовом приветствии есть пункт для перевода звонка на администратора, который откроет шлагбаум/ворота по необходимости.

Сервис для организации комфортного доступа по принципу Hands Free идентификации делает УК и ТСЖ конкурентоспособными, помогает развивать систему управления МКД и коммерческими помещениями.

Диспетчерская служба для УК и ТСЖ

При помощи сервисов АТС можно организовать диспетчерскую службу, в том числе с удаленными сотрудниками. Рассмотрим возможности, которые дает обслуживающим организациям IP-телефония.

Круглосуточная регистрация заявок

Благодаря сервисам IP-телефонии, диспетчер всегда на связи, а клиент никогда не слышит короткие гудки. IP-телефония позволяет операторам работать вне офиса (удаленный колл-центр) и со своих личных мобильных телефонов (например, в выходные или праздничные дни). Все диспетчеры объединены одной АТС, которая хранит статистику по звонкам.

Максимум 5 минут на ответ

АТС фиксирует номер звонящего, время звонка, длительность ожидания. С учетом этих данных, сотрудник ответит на звонок или примет заявку в течение 5 минут.

Удобство контроля

Все звонки записываются и какое-то время хранятся в базе, продолжительность хранения и объем места на сервере зависит от провайдера IP-телефонии. Записи можно использовать для контроля качества обслуживания, поиска решения в конфликтной ситуации с клиентами, внутреннего анализа.

Обратный звонок диспетчера в течение 10 минут

АТС фиксирует непринятые звонки и создает из них новые задачи диспетчерам. В задаче есть время пропущенного звонка, оно помогает оператору расставить приоритеты. Таким образом, уже в течение 10 минут диспетчер успеет перезвонить клиенту.

Автоответчик

Если диспетчер не ответил, клиент может не ждать обратного звонка и оставить заявку при помощи голосового сообщения. Специалист получит на email письмо, в котором будет указана информация о вызове и закреплена запись заявки.

IP-телефония “Телфин” для служб ЖКХ 

Компания «Антарес» предоставляет широкий спектр решений для управляющих компаний (ТСЖ, ЖСК) на базе собственной диспетчерской службы. Телфин — один из немногих провайдеров у кого есть интеграция с CRM-системой, в которой мы работаем (Neaktor).

Роберт Мурзагалин, руководитель направления ГК «Антарес».

“Телфин” дает широкие возможности УК и ТСЖ в части управления вверенными им объектами. Реализуются они не только через мощности провайдера, но и благодаря сотрудничеству с современными компаниями. В частности, коллаборация компании ELS с “Телфин” позволила предложить клиентам удобный сервис доступа на базе единого виртуального номера для всего объекта. Отметим, что IP-телефония “Телфин” легко интегрируется по API с облачными сервисами, например можно производить вызов по сотовой связи на номер объекта.

Дополнительные сервисы АТС «Телфин.Офис»

• Работа с программами автоматизации и базами данных. Любые решения, которые используют  УК или ТСЖ в своей работе, можно интегрировать в АТС (CRM «Квартира.Бурмистр.ру», РосКвартал «АДС на 100%», Мегаплан, 1С, MS Office). Это повышает уровень обслуживания и скорость обработки заявок.
• Всегда свободный номер. Виртуальный номер от “Телфин” - многоканальный, поэтому клиенты дозваниваются в диспетчерскую УК с первого раза. Текущий номер компании можно сохранить - это важно, если он уже записан у всех партнеров, жильцов и персонала.
• Высокий уровень сервиса. Для каждой компании можно записать индивидуальное приветствия и голосовое меню. Это упрощает процесс дозвона - достаточно знать добавочный номер сотрудника, чтобы быстро с ним связаться. Голосовое меню также используется для распределения звонков или сообщения оперативной информации (об аварии, поломке, отключении электроэнергии).

Стоимость организации диспетчерской службы составляет от 1550 рублей в месяц. Окончательная цена зависит от количества услуг, которые будут включены в пакет: голосовая почта, переадресация, запись и хранение звонков, многоканальный номер и прочие.

Интеграция специализированных решений от “Телфин” позволит забыть о пропущенных звонках и предоставить клиентам сервис высокого уровня.