Внутренний телефонный номер

Внутренний номер телефона можно охарактеризовать как цифровой код-идентификатор, присвоенный очереди(состоящей из нескольких внутренних/добавочных номеров компании) или специалисту для организации внутренней связи. Использовать такие номера для звонков внутри организации можно даже без задействования телефонных сетей общего пользования. Благодаря возможностям современных виртуальных АТС внутренние телефонные номера превращаются в эффективные инструменты для решения разных задач бизнеса. Давайте детально рассмотрим их, разберемся с тем, как эти идентификаторы можно использовать в компании и на какие эффекты от их внедрения может рассчитывать бизнес.

Полезные для бизнеса эффекты от внедрения внутренних номеров

Эффекты, которые получает бизнес от использования внутренних номеров, можно рассмотреть на примере услуги «Добавочный номер» от компании «Телфин». При ее подключении компании получают следующие выгоды:

• Снижение расходов на телефонную связь. Это касается в первую очередь звонков внутри корпоративной АТС. Плата за переговоры между абонентами корпоративной АТС не взимается. Кроме того, при использовании виртуальной телефонии звонки на «внешние» номера получаются дешевле по сравнению с «традиционной» и мобильной связью.

• Экономия времени сотрудников. Внутренний телефон в организации обычно состоит из 1-4 символов. За счет этого значительно сокращается время его набора. И эта экономия в масштабах большой компании может оказаться весьма и весьма значительной. 

• Удобство для клиентов и партнеров. Зная внутренний (добавочный) номер нужного сотрудника, клиент может позвонить сразу ему, минуя секретарей и прочих посредников. Это значительно удобнее. К тому же звонящий меньше раздражается, что сказывается на уровне его лояльности и удовлетворенности качеством обслуживания. 

Принципы работы внутренних номеров телефонов в организации и как на них можно звонить

Внутренний номер закрепляется за аккаунтом сотрудника внутри корпоративной АТС. Далее внутренний номер настраивается для приема и совершения звонков на различном оборудование:

•  Стационарный аналоговый («традиционный») телефонный аппарат. При развертывании корпоративной виртуальной АТС такие телефоны должны подключаться к сети через SIP-адаптер.

• IP-телефон. Внешне напоминает «традиционный», только работающий по протоколу SIP

• Компьютер. Возможно 2 варианта подключения компьютера к ВАТС. Первый — установка «Софтофона» (он же — программный телефон). Это — специализированное ПО, позволяющее совершать/принимать звонки на компьютере через корпоративную ВАТС. Второй вариант — использование плагинов для браузеров, которые обладают полным функционалом для комфортного использования IP-телефонии: голосовые вызовы, видеозвонки, пересылка файлов и пр.

• Мобильный телефон. Интегрировать мобильные телефоны в состав корпоративной АТС и присвоить им внутренние номера не составит труда. В зависимости от провайдера для этого может использоваться технология FMC или подключение «напрямую».

В общем, видно, что внутренний номер можно закреплять за разными устройствами, что обеспечивает гибкость, удобство и возможность подстройки корпоративной АТС под нужды конкретной компании.

Как звонить на внутренние телефоны сотрудников

Здесь все зависит от того, откуда совершается звонок, а также от технологий, используемых провайдером телеком-услуг, чьей ВАТС пользуется компания.

Для звонков внутри корпоративной сети набирать основной номер абонента не требуется. Набирается только внутренний. 

При звонках извне (от абонентов, не входящих в состав корпоративной виртуальной АТС) сценарии могут быть разными. Опять же, все зависит от провайдера, оказывающего услуги IP-телефонии.

Чаще всего используется вариант, когда «внешний» пользователь звонит на какой-то основной номер, а после ответа набирает в тональном режиме внутренний (дополнительный). Здесь можно организовать, например, набор сразу же после какого-то звукового сигнала или перечисление роботом доступных для вызова добавочных номеров (далее — ДН) с указанием сотрудников или подразделений, которым они принадлежат. 

Также некоторые провайдеры IP-телефонии предоставляют возможность звонить напрямую на внутренние телефонные номера сотрудников, минуя голосовое меню. Как правило, такой сценарий реализуется для звонков с мобильных телефонов. В этом случае, чтобы сразу дозвониться на внутренний номер, абоненту нужно:

1. Набрать основной номер компании или подразделения. Это — стандартная, привычная всем комбинация установленной длины.

2. Поставить разделитель. В случае звонка с мобильного телефона в качестве разделителя, как правило используется запятая. Чтобы поставить ее при наборе номера на мобильном телефоне, нужно нажать и некоторое время удерживать символ «звездочка» (*). 

3. Набрать дополнительный номер нужного сотрудника. 

4. Нажать кнопку вызова.

Готово, сразу будет осуществлен вызов внутреннего номера.

Как выбирать добавочные номера телефонов для сотрудников

Каких-то строгих требований и однозначно «железобетонных» правил по выбору нет. Чаще всего при выборе опираются на длину числовой комбинации (зависит от количества абонентов). Здесь все довольно просто: внутренний номер длиной в 1 символ дает 10 комбинаций. Т.е. такой вариант подходит для небольших компаний или отделов. А двухзначный добавочный дает уже 100 вариантов комбинаций: т.е. с помощью одного основного виртуального номера можно обслуживать уже до 100 абонентов из числа сотрудников компании. 

При назначении комбинаций сотрудникам или подразделений можно воспользоваться опцией их автоматического распределения или сделать все вручную. При выборе второго варианта вы сможете выбрать, например, наиболее запоминающиеся комбинации и назначить их работникам, либо распределить номера между подразделениями и сотрудниками по какому-то специфичному алгоритму.

Возможности и технологии, доступные пользователям внутренних номеров

Пользователям добавочных номеров в АТС доступны все возможности и опции IP-телефонии. Среди них:

• Интеграция с CRM и другими корпоративными системами, используемыми компанией в работе.

• Запись телефонных переговоров, их хранение и воспроизведение.

• Участие ДН в схемах переадресации вызовов. 

• Подключение автоответчика.

• Включение внутренних номеров в IVR-меню.

• Сбор статистики по ДН и формирование отчетности.

• Возможность подключения к разговору дополнительных специалистов.

• Участие в аудио- и видеоконференциях.

Управление внутренними номерами организуется через тот же интерфейс, с помощью которого управляется вся виртуальная АТС. Какие-то дополнительные инструменты для этого не требуются. Подключаются номера буквально в несколько кликов. Если у вас в компании уже есть корпоративная ВАТС, раздать сотрудникам ДН не составит труда, и начать пользоваться ими можно сразу.