Виртуальные переговорные комнаты

Когда при проведении совещаний, переговоров или иных мероприятий не нужен визуальный контакт с их участниками, вместо видеоконференции можно организовать аудиоконференцию. В этом поможет специализированный сервис для создания виртуальных переговорных комнат. Давайте рассмотрим, что дает бизнесу такое решение, какие у него есть возможности и особенности.

Для каких целей можно использовать голосовые конференции

Виртуальная переговорная комната – универсальное решение для организации аудиоконференции для различных целей. Его используют для следующих случаев:

• Проведение совещаний, как внутренних, так и с внешними участниками.

• Презентации товаров услуг. Ведь к системе аудиоконференцсвязи можно подключить немалое количество абонентов.

• Обучение (когда можно обойтись без визуальных образовательных материалов).

• Различного рода обсуждения.

• Собеседования специалистов при приеме на работу с возможностью привлечения экспертов из разных подразделений компаний (в том числе из других регионов и стран).

Конечно же, и для каких-то других целей могут использоваться голосовые конференции: все зависит от специфики компании.

Принцип работы и особенности

Для организации виртуальных переговорок используется система аудиоконференции, которая, в свою очередь разворачивается на базе виртуальной АТС. Пример – решение от компании «Телфин» на базе ВАТС «Телфин.Офис» для организации голосовых конференций. Для участия в разговоре система автоматически обзванивает абонентов или они сами звонят на назначенный номер.

Что касается особенностей такого решения, они следующие:

• Возможность привлечения к аудио конференц совещаниям и другим мероприятиям даже мобильных участников. В разговоре могут участвовать, например, сотрудники во время работы на выезде или находящиеся за рулем (при условии соблюдения ПДД, естественно).

• Широкий охват абонентов. К конференции могут подключиться абоненты, пользующиеся мобильной связью, обычной телефонией или виртуальными телефонными номерами (IP-телефония). Кроме того, нет ограничений по географии участников аудиоконференции. Виртуальная телефония, на которой базируется рассматриваемая услуга, характеризуется относительно невысокой стоимостью звонков (по сравнению с традиционной), что делает связь более доступной и выгодной. К виртуальным переговорным комнатам могут подключаться внутренние и внешние номера. 

• Невысокие требования к интернет-соединению для обеспечения качественной связи, по сравнению с сервисами видеоконференций. Высокое качество связи при организации голосовых конференций обеспечивается при полосе пропускания канала от 100 кбит/с, при условии потери не более 5% пакетов и значении джиттера (отклонения от среднего времени задержки) на уровне 100-150 мс, а также при времени задержки не более 150 мс.

Возможности и полезные функции виртуальных переговорных комнат

Разработчики таких решений предлагают широкий набор функций и полезных опций для организации удобных и эффективных интернет аудиоконференций. Рассмотрим некоторые из них на примере услуги «Виртуальные переговорные комнаты» от компании «Телфин».

Поддержка разных способов входа в конференцию

Гибкость IP-телефонии позволяет использовать разные способы начала аудиконференций и подключения к ним. Их можно запустить вручную или автоматически по расписанию в установленное заранее время. Что касается подключения, как правило, в виртуальных переговорках реализуется 2 способа. Первый – дозвон абонента по определенному номеру и ввод пин-кода для входа в конференцию. Второй – автоматический дозвон до абонентов, которые должны участвовать в разговоре, согласно списку, заданному в настройках конференции.

Кроме того, поддерживается возможность подключения новых участников к переговорной комнате в течение голосовой конференции.

Запись разговоров

Конференции в виртуальной переговорной комнате могут быть записаны. Записи в последующем можно использовать для различных целей. Это может делаться, например, просто для отчетности, в целях обучения сотрудников, для формирования доказательной базы на случай разногласий с клиентами/партнерами, участвующими в переговорных процессах, и так далее. Хранение записей, как правило, организуется на мощностях поставщика услуг виртуальной телефонии и аудиоконференцсвязи. Так что, вам не нужно заниматься развертыванием и обслуживанием дополнительных серверов для этих целей.

Инструменты администрирования голосовых конференций

Пользователям услуги, как правило, предлагается следующий набор базовых опций для администрирования мероприятий, организованных с помощью виртуальных переговорных комнат:

• Управление микрофонами участников. Администратор аудиоконференции может включать/выключать микрофоны участников, что позволяет избежать хаоса в ходе общения в виртуальной переговорке.

• Включение выключение записи конференции. В зависимости от провайдера предоставляется возможность записи разговора целиком или по частям (включение сохранения аудиофайлов в удобное время).

• Управление количеством участников. Это позволяет гибко регулировать численность абонентов во время конференции.

• Функционал для составления расписаний конференций. В системе аудиоконференцсвязи можно создавать графики предстоящих созвонов. При необходимости есть возможность настроить автодозвон до участников из списка и их подключение к разговору. Это обеспечивает существенную экономию времени администраторов конференций.

Как подключить виртуальную переговорную комнату

Опыт многих компаний показывает, что самая удобная для бизнеса модель проведения аудио конференц совещаний – их организация на базе корпоративной ВАТС. Если вы пользуетесь АТС на базе IP-телефонии (например, «Телфин.Офис» и аналогами), подключить виртуальную переговорку несложно. Она подключается как дополнительная услуга для ВАТС в несколько кликов. Развертывание какой-то отдельной инфраструктуры под использование сервиса аудиоконференций не требуется. При необходимости система легко масштабируется и адаптируется под нужды конкретной компании (по отдельному запросу к провайдеру).

Сколько это стоит

Все зависит от провайдера и используемой им модели оплаты услуг. Например, для пользователей «Телфин.Офис» подключение виртуальной переговорной комнаты бесплатное, есть только абонентская плата 2490 рублей в месяц. Она включает функционал для записи разговоров и администрирования конференций, расходы на поддержку инфраструктуры, на базе которой оказываются услуги аудиконференцсвязи. Для последующих переговорок используются добавочные АТС. Подобную модель предоставления услуг используют многие провайдеры.