Автоответчик для компании

Автоответчик для компании — это не просто «Оставьте сообщение после звукового сигнала». Благодаря IP-телефонии это определение стало более широким и теперь включает в себя множество инструментов и возможностей для бизнеса. Каких именно? Давайте разберемся.

Голосовой автоответчик и IP-телефония: как бизнес может использовать этот инструмент

На основе автоответчика можно реализовать различные полезные бизнесу механики и инструменты.

Качественное обслуживание клиентов в нерабочее время

Начнем с «классического» применения автоответчика для компании. Этот инструмент поможет не упустить клиентов, звонящих в компанию в нерабочее время. Работает все «по классике»: при попытке дозвона срабатывает автоответчик, который предлагает оставить сообщение. Оно, в свою очередь записывается в базу и уже в рабочее время обрабатывается сотрудниками компании.

Это позволит повысить уровень лояльности клиентов. Они не будут сталкиваться с банальными гудками. Благодаря автоответчику вы сможете дать понять звонящему, что его обращение не останется необработанным. Главное — организовать эффективную работу с такими звонками, полученными в нерабочее время.

Автоматизация распределения входящих звонков

Голосовой автоответчик в связке с IVR-меню позволит организовать эффективное распределение звонков. Благодаря этому вы сможете настроить перенаправление вызова на нужного специалиста. Выбор пунктов меню может осуществляться нажатием кнопки в тональном режиме или голосом (потребуется подключение функции распознавания голоса — такая опция есть у многих провайдеров IP-телефонии).

Благодаря этому нет необходимости специально выделять сотрудника, который будет принимать звонки и перенаправлять их на нужных специалистов. Все будет делаться автоматически.

Доведение различной информации до звонящих

Автоответчик для компании можно использовать для того, чтобы сообщать звонящим информацию различного типа. Вот несколько примеров:

• Рекламные сообщения. Вы можете настроить информирование клиентов об акциях и скидках, специальных предложениях. А при интеграции IP-телефонии с корпоративной CRM-системой можно настроить озвучивание текстов для автоответчика с персонализированными предложениями для звонящих,

• Информирование действующих клиентов о статусе заказов, задолженности и доведение другой важной информации. Опять же, эта возможность доступна в случае интеграции IP-телефонии с CRM и другими корпоративными системами.

• Развлекательный контент. Можно настроить текст для автоответчика для компании таким образом, чтобы в момент загруженности всех специалистов он смог удержать клиента на линии, что поможет снизить количество потерянных потенциальных лидов.

В общем, голосовой автоответчик может стать мощным инструментом для донесения до звонящих важной и полезной информации. Главное — правильные тексты и реализация гибких сценариев в зависимости от ситуации (а достичь этого можно за счет интеграции с корпоративными CRM-системами и иными инструментами). 

Автоматический обзвон

Роботу-автоответчику можно также доверить и автоматический обзвон абонентов. Например, он может обрабатывать непринятые звонки или заявки на обратные вызовы, полученные в нерабочее время. Также этот инструмент можно использовать для сбора обратной связи: как сразу после разговора, так и спустя какое-то время, при автодозвоне. 

Текст для автоответчика для компании

Вариантов записи текста автоответчика для компании несколько. Кто-то записывает его своими силами. Причем, не в профессиональной студии, а с помощью компьютера или смартфона. Если возможности техники позволяют сделать качественную запись и в компании есть сотрудник с голосом как у диктора в студии, почему бы и нет?

Некоторые прибегают к услугам профессиональных дикторов. Причем, искать таких специалистов не обязательно своими силами. Многие провайдеры IP-телефонии, к примеру, предлагают помощь в этом деле.

Еще один вариант подготовки текста для автоответчика для компании — синтез голоса из текста. Здесь на помощь приходит искусственный интеллект и технологии машинного обучения. Вы просто «скармливаете» программе текст, и он озвучивается. Причем, современные решения для этих целей синтезируют голос, максимально приближенный к реальному человеческому. Синтезаторы, как правило, предлагают широкий выбор голосов. Благодаря этому вы сможете оперативно менять сообщения автоответчика, когда в этом возникает необходимость, хоть каждый день, не тратясь на услуги профессиональных дикторов. 

Если ваш провайдер не предлагает услуги синтеза речи из текста, для записи речи для автоответчика можно воспользоваться специализированными сторонними инструментами. Пример — онлайн-сервис speech2go, который довольно популярен у представителей различных сегментов бизнеса. Стоимость записи одного сообщения от 100 рублей. Можно выбирать между мужскими и женскими голосами. Подобных инструментов в сети немало.

Хотите записать сообщение для автоответчика бесплатно? Есть варианты. Например, с этим неплохо справляется стандартная утилита на компьютерах с Mac OS. Для записи сообщения просто выделите текст, например, в браузере Safari или Pages, и далее для сохранения записи нужно выбрать: Службы > Добавить в iTunes как звуковую дорожку. Еще одни бесплатный вариант — Google-translate. Там есть функция озвучивания текста и его сохранения в файл. Но с этим инструментом рекомендуем быть предельно осторожным. Он не очень хорошо работает с ударениями. Далеко не каждый текст Гугл-переводчик сможет озвучить нормально. 

Каким должен быть текст автоответчика для компании

Аудиофрагмент

Конечно, здесь все индивидуально. Все зависит от специфики компании, сферы, в которой она работает, характера и потребностей целевой аудитории. Но все-таки несколько общих советов можно дать. Например, специалисты компании «Телфин», основываясь на опыте множества своих клиентов, считают, что текст для автоответчика для компании: 

• Должен иметь некоторую изюминку, которая подчеркнет специфику бизнеса вашей компании. Банальные сухие приветствия пусть останутся вашим конкурентам.

• Должен быть лаконичным (ведь слушать длинные «размашистые» сообщения — сомнительное удовольствие). Но при этом он должен быть привлекательным, информативным и четко составленным, чтобы пользователю все стало понятно: что от него хотят и что ему желают довести.

• Не должен содержать навязчивой рекламы и дополнительной, не имеющей важности уточняющей информации (конечно, если это случай, когда вы записываете и транслируете сообщение в рамках рекламной кампании).

Видно, что при грамотном подходе к использованию автоответчик для компании способен на многое. Бизнесу не стоит упускать возможность повысить эффективность коммуникаций с клиентами и партнерами с помощью автоответчика. Присмотритесь к нему и внедрите в свои рабочие процессы. Сделать это относительно просто, за счет гибкости и универсальности этого инструмента.