Как подключить и настроить офисную телефонию

Цифровая телефония все больше заменяет проводную. Она дешевле, более удобная для работы вне офиса, так как не требует использования телефонной линии. У IP-телефонии больше функций. Так, с ее помощью можно создавать многоканальную связь, вести записи разговоров, использовать голосовое меню и т. п. Востребована офисная телефония во многих сферах: продажах, техподдержке, сервисах и других. Важно только правильно настроить ее перед началом использования. 

Зачем нужна телефония в офисе?

Несмотря на развитие мессенджеров и социальных сетей, звонки все еще востребованы. В отличие от проводной телефонии, цифровая проще в установке и использовании. 

Преимущество IP-телефонии — в большом количестве функций. Например:

• многоканальный номер;
• простая переадресация;
• голосовая почта;
• запись звонков;
• заказ обратного звонка;
• аудиоконференции;
• аналитика;
• интеграция с CRM.

Это только малая часть возможностей. Для бизнеса цифровая телефония — инструмент для работы и построения отношений с клиентами. Благодаря системе ни один звонок не будет пропущен. Записи же позволяют контролировать качество работы сотрудников.

Один из плюсов IP-телефонии — экономия средств. Звонки будут стоить дешевле, чем при использовании классического телефона. Особенно это касается междугородних вызовов. Можно подключить городской номер или красивый 8-800-... 

При подключении голосового меню клиент может сам выбрать нужный отдел организации для соединения. 

Способы использования офисной телефонии

Если с использованием аналогового телефона все просто, то с цифровой телефонией работает несколько вариантов. Так, возможна связь между компьютерами. Потребуется только специальная программа (софтфон) и гарнитура. Софтфон – бесплатный сервис. Вариант с компьютерами удобен для филиалов компании.

Второй вариант — связь между компьютером и телефоном. Он используется чаще всего. Звонить можно на городские и мобильные номера, в том числе на международные и междугородние.

Третий вариант — телефон с телефоном. Для телефонии используют специальные модели телефонов. Внешне они выглядят как классические стационарные устройства. Благодаря особым возможностям их можно объединять в одну сеть. Шлюз преобразует речь в сигнал, который передается дальше по сети. Когда его получает адресат, то сигнал превращается в речь.

Вариант с IP-телефоном удобен для тех, кто привык к обычным звонкам. Подходит для случаев, когда не нужно работать с большой клиентской базой и постоянно совершать обзвоны. 

Виды телефонии 

Подключить телефонию можно на базе офисной или виртуальной АТС (автоматической телефонной станции). Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Различия касаются стоимости и особенности установки.

Виртуальная IP-телефония 

В качестве АТС выступает сервер компании, которая предоставляет услуги телефонии. Для подключения нужны VoIP-телефоны или адаптеры для работы аналоговых аппаратов. Виртуальную систему можно интегрировать с внешними сервисами для работы. 

Минус такого способа — зависимость от качества интернета. Любые сбои приведут к тому, что система не будет работать. Плюс виртуальной станции — быстрая установка. Подключение осуществляется за один день.

Гибридная АТС

Сочетает в себе облачную и аналоговую телефонию. Можно подключиться к операторам телефонии и работать через компьютер. В случае сбоя в интернете будет работать аналоговая связь. 

Если количество сотрудников увеличилось, то лучше использовать IP-телефонию. Подключать ее проще, чем протягивать провода. К тому же легче будет контролировать работу сотрудников.

Особенности установки телефонии в офисе

Первое, что нужно сделать, — проверить качество связи. Приемлемая скорость интернета — от 100 Мбит/с. Имеет значение способ подключения. Так, наиболее стабильный сигнал дает оптоволокно. 

Второй этап — выбор провайдера. Учитывайте стоимость, распределение звонков, дополнительные возможности. Желательно использовать телефонию с возможностью кастомизации, то есть сборку под свои потребности. Тогда получится сделать удобный инструмент для работы.

Третий этап — подбор оборудования. Если будет использоваться виртуальная АТС, то можно обойтись простыми смартфонами или компьютерами. Либо нужно купить специальные телефоны для IP-телефонии. Они подключаются к интернету через Wi-Fi или кабель. 

Четвертый этап — подключение услуги. Как правило, провайдер делает все сам вплоть до настройки. Контролировать возможности телефонии можно через личный кабинет.

В целом запустить телефонию можно за 1-2 дня. Если нужно будет сменить провайдера, то переход тоже делают быстро. В случаях, когда абонент сомневается в качестве услуги, компании предлагают бесплатный тестовый период.

Составляющие стоимости телефонии

Цена подключения зависит от количества и типа оборудования, тарифа и дополнительных настроек. Желательно закладывать возможность расширения сети. Например, если увеличится число операторов, то потребуется роутер, способный раздавать  интернет на высокой скорости. Если сразу купить оборудование с запасом мощности, то можно будет быстро сделать масштабирование.

Тарифный план зависит от оператора связи. Как правило, каждая компания предлагает пакетные решения. Стоимость зависит от следующих факторов:

• количество номеров;
• число пользователей;
• дополнительные услуги (голосовое меню, переадресация, черные и белые списки и т. п.).

Иногда провайдер может предложить свое оборудование. Нужно только рассказать ему о планируемой нагрузке. После этого он выберет роутеры и предложит тариф. Некоторые провайдеры могут сделать скидку, если оплатить сразу несколько месяцев. 

Для бюджетного решения стоит выбрать компьютер, гарнитуру и софтфоны. Для программного обеспечения хватит базовых моделей. Они не требуют серьезных ресурсов от компьютера. Если нужно надежное решение, то стоит выбрать телефоны. Желательно купить источники бесперебойного питания. В случае проблем с электричеством телефония продолжит работать. 

Причины сбоев телефонной связи

Несмотря на простоту подключения, цифровая телефония может плохо работать. Происходит это по разным причинам, и нужно правильно определить, что именно стало причиной сбоя. Иначе нельзя решить проблему.

Распространенные причины сбоев:

1. Низкая скорость интернета. Нагрузка на сеть зависит от числа пользователей. На 15 операторов нужна скорость интернета около 150 Мб/с. Заподозрить нестабильную связь можно по обрыву звонка или задержка в передачи речи.
2. Низкий пинг. Для корректной работы телефонии важно время между передачей данных. Лучше всего, если параметр будет меньше 50 мс, терпимо — 100-120 мс.
3. Слабая пропускная способность. Для 10 одновременных разговоров требуется канал около 1 Мбит/с. Без этого четкой связи не добиться.
4. Неподходящее оборудование. Для раздачи интернета используется роутер. Он должен быть правильно подобран. Например, провайдер предлагает высокую скорость интернета, но прибор не способен ее передавать. Или он настроен неправильно, и распределение трафика идет неравномерно: сначала на загрузку роликов, потом на телефонию. 
5. Неправильные настройки. Для цифровой телефонии может использоваться специальный телефон или софтфон — программное обеспечение. Для работы требуются специальные кодеки — программы, которые преобразуют сигнал. Подбираются для каждого варианта телефонии с учетом скорости интернета.

Это только часть возможных проблем. Избежать их можно на этапе подготовки к проведению IP-телефонии. Нужно только правильно подобрать оборудование, уточнить характеристики тарифа у провайдера и перейти на другой тарифный план при необходимости.

Что в итоге?

Несмотря на кажущуюся сложность офисная телефония — это гибкий и удобный инструмент для работы. В отличие от проводного телефона, дает больше возможностей. Например, если организация меняет офис, то не потребуется ждать переноса номера. Достаточно компьютера или специального телефона для работы. Через гарнитуру удобно разговаривать, особенно, если звонков нужно сделать много. 

Офисная телефония может интегрироваться с CRM-системой. Система позволяет переадресовать вызовы, собирать статистику и вести аналитику. Перед подключением важно правильно выбрать способ подключения и дополнительные настройки. После уже будет известна стоимость подключения. 

IP-телефония экономит деньги и ресурсы компании. Главное — настроить ее сразу правильно. После этого телефонная связь в офисе будет работать годами.