Мини-АТС для офиса

Что такое Мини АТС и как она работает?

АТС — это телефонная станция, обеспечивающая прием и совершение звонков, а также реализацию других возможностей в автоматическом режиме, не предусматривающем участия человека. Применение этого решения становится все более актуальным в различных сферах бизнеса, благодаря своей функциональности.

Какие задачи решает мини-АТС?

Стандартные АТС имеют множество разновидностей, при этом все их виды обладают объединяющей характеристикой — внушительные размеры комплексов оборудования. В составе полноценной телефонной станции работает большое количество компьютеризованного оборудования и сопутствующих устройств, занимающих значительную площадь на территории компании.

АТС впервые была запатентована в конце 80-ых годов XIX века в Америке. В конце XX века это направление начало изучаться и продвигаться в России, но развитие оно получило только через несколько десятилетий.

Классические телефонные станции единовременно связывают сотни тысяч абонентов, находящихся в различных районах, регионах и странах. В стенах фирмы воспроизвести работу полноценной АТС не представляется возможным, поскольку отсутствует пространство, необходимое для размещения оборудования. В этом случае оптимальное решение для небольшой организации — уменьшенный вариант телефонной станции или мини-АТС.

Мини-АТС — это компьютеризованная машина, в ней настраиваются внешние и внутренние телефонные линии посредством программного обеспечения. Это решение позволяет снизить финансовые и временные расходы владельцам малого и среднего бизнеса. Абоненты, подключенные к сети, имеют возможность пользоваться и внешними линиями, благодаря чему решается ряд важных задач:

1. Наличие телефонной связи, принадлежащей непосредственно офису;
2. Высокий уровень клиентского сервиса без огромного количества оборудования и сложностей с его размещением;
3. Повышение статуса компании и совершенствование бизнес-процессов.

Работа фирмы без мини автоматизированной телефонной станции сегодня затрудняется из-за неспособности поддерживать связь внутри офиса и контактировать с клиентами. Замена классической телефонии дает возможность улучшить обслуживание и получить многоканальные номера.

Если у компании собственное большое помещение, то мини-АТС можно разместить на территории компании. Благодаря размещению телефонной станции на ее территории, организация имеет возможность присвоить каждому сотруднику внутренний номер и упростить коммуникации среди персонала.

Подключение мини-АТС дает еще несколько важных преимуществ для оптимизации бизнес-процессов:

• Возможность организовывать брифинги при помощи конференц-связи;
• Возможность подключить оргтехнику;
• Возможность создать микросотовую связь в отдельно взятой компании.

Мини-АТС для офиса проявляет максимум преимуществ в процессах организации переговоров с заказчиками и покупателями. Абонент звонит по многоканальному номеру фирмы, звонок переводится на свободного работника, который может быстро ответить на вопрос или прояснить ситуацию. Так, устраняется ожидание ответа и снижается вероятность потери клиентов.

Многоканальные номера при использовании мини-АТС могут быть распределены по группам. Одни контактные данные направляют на отдел, отвечающий за продажи, вторая группа номеров позволяет связаться с менеджерами по обслуживанию. Дополнительно владельцы компактных телефонных станций могут создать всем работникам штата почтовые ящики.

Мини-АТС имеет расширенный функционал

Ключевыми достоинствами подключения являются:

1. Перенаправление входящего звонка на свободного работника;
2. Простота переключения с линии на линию;
3. Один телефон предназначен для связи между сотрудниками и для городских звонков;
4. Повышение КПД-труда сотрудников;
5. Возможность автоматического переключения входящих;
6. Возможность проведения совещаний и брифингов в телефонном режиме;
7. Сокращенные внутренние номера, ускоряющие их набор.

Это далеко не исчерпывающий перечень функций и достоинств оборудования, каждый год он расширяется, подстраиваясь под нужды бизнеса. Польза и функциональность решения сделала этот вид связи наиболее популярным для организации связи в офисе и за его пределами. Ее наличие делает возможным сокращение затрат и совершенствование клиентского сервиса.

Что лежит в основе работы мини-АТС?

Мини-АТС, установленная в офисе, работает от программного обеспечения.Технологическое устройство мини-АТС схоже с городской телефонной станцией. Принцип работы мини-АТС основан на работе коммутационного центра, который представляет собой базу, где для подключения используются телефонные кабели.

Телефоны абонентов, принтеры и сканеры в офисе объединяются в общую сеть, что позволяет организовать единую систему связи. Все телефоны сотрудников обладают уникальным номером, который состоит из 2-3 цифр. Это даёт возможность не тратить время на набор многоканального номера, сразу ввести контакты конкретного абонента.

Мини-АТС обязательно подключается к городской сети. Так, организации, выбравшие это решение, могут обзванивать своих клиентов. Если клиент звонит по многоканальному номеру, то звонок перенаправляется на свободного оператора. Это сокращает время ожидания ответа.

При внедрении мини-АТС один из первых вопросов, нуждающихся в решении — количество аппаратов, которые требуется подключить. Офисные телефонные станции являются многофункциональным решением, их подключают к домофону и оргтехнике. Благодаря такой возможности, сотрудник удаленно производит действия с подключёнными устройствами с телефона.

Типы мини-АТС

Поскольку мини-АТС имеет важное значение для работы небольшой компании, необходимо уделить особенное внимание ее выбору. Рынок предлагает для приобретения множество моделей. Чтобы купить устройства, соответствующие потребностям владельца бизнеса, нужно разбираться в типах АТС. Классификацию автоматических телефонных станций для фирм проводят по нескольким категориям:

1. По емкости. Различают Микро-АТС и Мини-АТС. Микро-АТС предназначена для небольших организаций, численность сотрудников  в которых не превышает 30 человек, или обладающих одним отделом, который работает с обращениями клиентов. Минимальная комплектация в этом случае справляется с поставленными задачами. При предпочтении мини-АТС возможны использование нескольких многоканальных номеров и организация внутренней и городской связи. Настройка мини-АТС и внедрение в действующую бизнес-систему занимает больше времени, чем их микро аналогов.
2. По типу абонентских линий. Этот критерий делит оборудование на аналоговые, цифровые и гибридные АТС.
   - Аналоговые устройства устарели, но используются и в наши дни, поскольку они обеспечивают хорошее качество связи, просты в эксплуатации и дешевы;
   - Цифровое офисное оборудование для связи работает по принципу коммутации цифрового сигнала. К цифровым станциям можно подключить несколько устройств, объединить группы абонентов, организовать переадресацию входящих. Большинство предпринимателей выбирает именно этот тип станций благодаря гибкости и функциональности;
   - Гибридные АТС объединяют преимущества телефонных станций цифрового и аналогового типа.

Выбрать телефонную станцию для офиса правильно достаточно сложная задача, нужно проанализировать необходимый функционал и особенности работы организации.

Функционал мини-АТС

Ранее в статье были указаны задачи, которые решает мини-АТС. Однако функционал оборудования значительно шире и на это стоит обратить внимание

• Функция ведения одновременного разговора несколькими абонентами сети;

• Функция распределения входящих. Многоканальные номера дают возможность перенаправить вызов на другого сотрудника, а также сократить время ожидания абонента на линии;

• Функция удержания вызова. В момент уточнения обстоятельств по вопросу клиента можно поставить вызов на удержание и включить расслабляющую музыку. Так, абонент сможет прослушивать приятную композицию вместо общения сотрудников;

• Функция перехвата входящих. Актуальна в том случае, если нужный специалист не может ответить, тогда другой специалист даст развернутый ответ на возникающие вопросы;

• Функция переадресации. Необходима для перенаправления звонка со стационарного телефона на мобильный;

• Функция проведения совещаний в телефонном режиме;

• Режим дня и ночи. Предназначен для регулирования графика звонков в различное время суток;

• Функция автосекретаря. При звонке абоненту воспроизводится записанное приветствие, в котором предлагается в тоновом режиме нажать кнопку. Далее идет переадресация на выбранного абонента;

• Скоростной набор. Быстрый набор по внутреннему номеру дает возможность не запоминать длинные номера и оперативно связаться с нужным сотрудником;

• Возможность получать полную статистику о звонках и вызовах. В единую базу заносятся данные о звонках, их продолжительности и прочем.

При выборе мини-АТС в офис важно уточнить наличие интересующих возможностей. Аналоговое оборудование не поддерживает множество функций, перечисленных выше. Цифровые телефонные станции — напротив. Они также могут быть дополнены возможностью подключения к беспроводному интернету. Некоторые модели поддерживают функцию записи, так, можно прослушать разговоры и улучшить обслуживание.

Цифровая АТС VS мини-АТС. Чем отличаются телефонные станции?

Большинство предпринимателей интересует, в чем разница между физическими и облачными станциями. Для этого нужно сравнить несколько важных характеристик.

Однозначно наиболее выгодным и функциональным решением является не физическая АТС. Для виртуальной станции не надо покупать оборудование. В случае с классической мини-АТС надо отталкиваться от стоимости, а не от того, что может предложить конкретная модель, поскольку емкостное оборудование достаточно дорогое. Расходы по цифровой АТС ниже и ограничиваются внесением ежемесячной абонентской платы.

На организацию бизнеса тип станции не влияет. При подключении виртуальной АТС можно пользоваться гибкостью тарифов, менять настройки по факту развития. А если компанию ожидает переезд, то не придется перевозить оборудование и производить настройку АТС заново.

Выбирать тип станции стоит отталкиваясь от требований и предпочтений, но нужно оценивать все риски и делать выбор в пользу более практичного решения.

Возможности станции

Возможности АТС делают перспективы развития ближе, благодаря наличию:

1. Оперативного управления параметрами АТС. Это необходимо для оптимизации работы отдела или дочернего офиса;
2. Более функциональной телефонной связи при общении по внешним линиям;
3. Контроля над работой автоматизированной телефонной станции. В цифровых АТС заложен обширный функционал, к ним можно подключить офисное оборудование.

Так, мини-АТС для офиса позволяет грамотно организовывать работу отделов и подразделений.

Плюсы и минусы мини-АТС для офиса

Сделать вывод о пользе для бизнеса подключения мини-АТС можно, сравнив достоинства и недостатки, выявленные на практике.

Мини-АТС — это оборудование, необходимое любому офису в наши дни, поскольку оно увеличивает эффективность бизнеса.

Как организовать работу с мини-АТС?

Организация работы с уменьшенной копией телефонной станции является одним из важнейших этапов. Он наступает тогда, когда комплекс устройств установлен и настроен. Важным шагом организации работы с мини-АТС является установка программного обеспечения на ноутбук или ПК. Этот ПК будет выполнять роль управляющего пункта, откуда можно вносить изменения в работу каждого подключенного устройства.

Автоматическое управление самостоятельно примет вызов и направит его на сотрудника. Если набор осуществляется внутри сети, то после набора внутреннего номера, звонок направляется на сотрудника. Каждому телефону присваивается порядковый номер, благодаря чему можно быстро соединиться с абонентом или переключить на другого оператора.

В работе компаний, оказывающих поддержку клиентам в телефонном режиме, часто нужно переводить звонок. Эта функция может реализоваться с предоставлением краткой инструкции для абонента.

Критерии выбора мини-АТС для фирмы

До покупки мини-АТС важно иметь понимание, какие критерии напрямую влияют на стоимость и какие функции заложены в оборудование.

Выбор емкости осуществляется, отталкиваясь от размера штата. Важную роль играет и сфера деятельности офиса. Если организация только принимает и обрабатывает звонки, то достаточно приобрести аналоговую станцию. Для тех, кто планирует быстро развиваться и увеличивать количество работников, более практичной будет покупка станции с большей емкостью. На этапе внедрения затраты будут не такими большими.

Не менее важно учитывать и личные пожелания владельца офиса. Крупной компании лучше сделать выбор в пользу цифрового типа станции. Так, организации будут доступны функции переадресации, приветствия, автосекретаря и удаленного управления оргтехникой.

Наиболее популярно оборудование для офиса от компании Panasonic, такие модели, как КХ-ТЕВ 308 и КХ-ТЕВ 824. Однако некоторые предпочитают популярный бренд Yeastar.

IP-телефония — дешевое и практичное решение

Ключевые недостатки внедрения мини-АТС — это высокая стоимость качественного функционального оборудования, сложность в настройке и установке, для которых требуется квалифицированная помощь. При ее наличии компания ощущает неудобства при смене адреса, необходимо перевезти и подключить оборудование на новой локации.

Избежать этих неудобств и сопутствующих расходов позволит использование аналога в области офисной связи — например IP-телефонии от компании «Телфин». Компания оказывает услуги подключения к виртуальной АТС и IP-телефонии, предоставляет SIP-транк, технологию FMC, видеоконференции и другие услуги телефонии для бизнеса. Для подключения к услуге понадобится немного времени и компьютер. Чтобы настроить виртуальную телефонную станцию, пользователю не надо иметь специальных навыков или знаний, достаточно уметь уверенно пользоваться компьютером.

Отзыв клиента

Офисы «Элмартс» нуждалась в подключении IP-телефонии. Мы определили, что она должна соответствовать нескольким параметрам: присутствие АТС в офисе, возможность звонить в разные регионы и не тратить колоссальные суммы на связь, доступные цены и наличие поддержки. Выбор был не из легких, поскольку провайдеров достаточно немало. Остановились на «Телфин», поскольку компания полностью отвечает нашим требованиям и имеет немало положительных отзывов. Так, мы смогли реализовать работу отделов в 20 городах и увеличить прибыль на 15%.

Прогрессивные функции IP-телефонии сравнимы с самыми продвинутыми моделями мини-АТС. Их возможности находятся в облаке и не имеют физического носителя. Это позволяет сделать современные коммуникации выгоднее. При наличии затруднений всегда можно получить квалифицированную помощь и развернутые ответы сотрудников «Телфин» в онлайн-чате или по телефону компании.

Почему сотрудничество с «Телфин» выгодно:

• Вы экономите на покупке и настройке мини-АТС;
• От решения пользоваться IP-телефонией до ее установки в офисе уходит не больше часа;
• Виртуальная АТС подстраивается под любые потребности бизнеса;
• Лояльные тарифы для бизнеса и прозрачные условия обслуживания;
• Более 100 функций, полезных в повседневном решении задач;
• Клиентами компании являются 1000 руководителей, сделавших выбор в пользу облачной АТС.

Стать клиентом «Телфин» просто, достаточно оставить заявку на подключение или заказать обратный звонок. Менеджеры с удовольствием предоставят интересующую информацию.